虛擬辦公環境使得工作團隊能夠共享文件、管理會議和項目、記錄數據和工作進程，就像在同一間辦公室工作。

隨著信息化建設的日益深入，無論是政府還是企事業單位，相互之間的信息溝通與協同工作越來越重要。每個單位都希望能和異地的分支機構、上下級部門等保持實時聯系，希望自己身處異地仍能了解和處理單位事務。 

協同辦公平臺是解決方案的核心部分，主要面對有分支機構的大中型企事業和政府機關單位，主要作用是把總部和全國的分支機構連接起來進行統一管理，以系統手段規范全體員工的工作。領導可以在任意一點掌控全局，監控企業運行，從而達到提升管理、防范風險的目的；同時利用協同辦公平臺作為信息化平臺，使各種信息數據能共享使用，減少信息孤島，充分發揮信息化帶來的實際作用。

企業管理過程中遇到的問題

● 企業發展壯大，費用肯定要升高，但卻沒有一個有效手段加以控制。

 一方面是超支的費用今天找這個領導批一點，明天再找那個領導批一點，形成巨大的黑洞，結果就會出現某大型企業；另一方面是企業的分支機構增加，內部的電話費也是水漲船高，成為企業的成本負擔。

● 溝通模糊，沒有量化，結果是企業內的問題不斷，員工之間還將因此產生矛盾。

電話溝通是實時，但一是容易打斷人的工作，二是不可重現，出了問題誰也不認，結果是企業背鍋，問題大的，甚至關系到企業的生死存亡。

● 工作效率不高，執行力下降，布置的任務不能及時高效完成。

一方面是領導天天只布置任務，沒有及時去指導、檢查、監督和評價，導致員工認為干不干都一樣；另一方面是因為員工工作無序，經常會忘掉領導布置的任務，從而不能及時完成，久而久之，領導就會認為員工工作能力不行。

● 企業的分支機構，缺少有效的手段協同管理。

分支機構得不到總部的及時支持，時間一長就形成了天高皇帝遠現象，甚至為企業帶來巨大的隱患!

● 企業內部各部門溝通不暢，各種信息不能共享。

形成信息孤島，以前的經驗不能被合理利用，甚至出現幾個部門在做同一件事，企業有限資源得不到充分利用，形成巨大浪費。 

企業天天都在講風險管理，其實企業的風險無怪乎這幾大類：財物風險、客戶忠誠度風險、員工忠誠度風險、員工工作行為風險。在企業的各種風險中，其實最需要防范的就是企業員工工作行為的風險，沒有一個有效的手段對這一風險加以控制，那它帶給企業將是毀滅性的風險。我們都知道的巴林銀行、中航油事件，就是因為缺少一個有效的手段對員工的工作行為進行控制和及時糾正，從而導致事件的出現。 

為什么要應用協同辦公軟件

● 減少手工方式產生的錯誤與信息不準確

● 消除信息孤島，提高企業資源的利用率

● 支撐企業的管理和業務的運作，提升工作效率

● 方便獲取企業的各種數據，為決策提供參考