我們使用最多的軟件可能就是辦公軟件了——字處理軟件、電子表格軟件、電子郵件軟件和演示軟件，這比其他軟件的使用要多得多。在這類軟件中微軟的Office套件是最流行的。

　　但是要想節(jié)省時間非常困難；所有的那些菜單、工具條和按鈕看起來那么復雜，尤其是當你第一次使用它們的時候。

　　如果你對微軟Office稍稍做一點鉆研，就會發(fā)現(xiàn)Office隱藏著快捷方式和竅門，這樣你就能夠更有效地利用這個軟件，讓你使用變得更加輕松。

　　我們?yōu)槟峁┝艘粋€100個最有用的提示和快捷方式，這里講解了Word，PowerPoint，Excel和Outlook使用中的一些竅門，它們可以幫助你更有效地使用Office軟件。

　　WORD

　　1. 日期

　　為了不讓Word在你輸入的任何年份的后面自動添加當前日期，比如說將“2004”改變成“2004-08-22”，進入“插入”菜單，選擇 “自動圖文集”，打開“自動更正”對話框，選擇“自動圖文集”，然后將“顯示有關‘自動圖文集’和日期的‘記憶式鍵入’提示”選項前面的勾勾掉。如果你將 來需要重新使用自動圖文集功能，輸入縮寫，然后按F3鍵。

　　2. 個性化工具條

　　在Word 2002的“打開和保存”工具條中增加一個文件夾能夠幫助你快速檢索文件。在Windows 瀏覽器中找到你需要的文件夾，選中它，然后選擇“工具”菜單?，F(xiàn)在選擇“Add to My Places”。如果你是Word 2000的用戶，你可以在這里下載一個個性化插件。

　　3. 關閉快速保存

　　快速保存比起正常的保存快不了多少，它的目的并不是為了保存你的文檔，Word只是保存任何你添加到文件中的每一件東西。從文件中不會刪除掉任 何東西，所以它的體積會十分巨大。最好是在“工具”菜單中關閉快速保存：進入“工具”菜單，選擇“選項”，然后選擇“保存”，在對話框中將“快速保存”前 面的勾去掉就可以了。

　　4. 不用鼠標選擇格式

　　如果你經常在Word中編寫相同格式的文檔，你會知道“格式”選項，它可以減少你為文檔設置格式的時間。你可以設置鍵盤快捷方式，這樣就不用使用鼠標再去尋找這些功能。你可以按“工具”菜單，然后選擇“自定義”，然后按“鍵盤”按鈕，然后從左邊菜單中選擇需要的類別。

　　5. 設置后續(xù)樣式

　　如果你的文檔中，某一種樣式總是接在另一種樣式之后，比如說在某些樣式的標題之后，正文總是另一種樣式，那么你就可以不用每一次都單獨編輯樣 式，你只需要“格式”菜單中選擇“樣式”。然后選擇相關樣式，并按“更改”按鈕，然后從標記為“后續(xù)段落樣式”的列表中再選擇另一樣式，就可以完成。

　　6. 繼續(xù)查找

　　為了查找某文本，按F3鍵，然后在“查找內容”欄中輸入你所要查找的內容，然后按回車鍵。你不需要一直打開這個窗口來查找下一處文本。點擊“取 消”按鈕，然后你會發(fā)現(xiàn)右邊滾動條最下面的雙箭頭變成了藍色。你只需要按這雙箭頭按鈕，Word就會把你帶到下一處文本，查找上一處還是下一處文本取決于 你是按向下還是向上的雙箭頭按鈕。

　　7. 自動更正

　　自動更正能夠幫助你在輸入的時候自動地修改文本，這對于糾正經常會打錯的單詞來說是非常方便的功能。選擇“工具”菜單，然后在“自動更正”對話框中左邊的文本框中輸入一些文字。這樣無論什么時候只要你輸入這些文字，它們都會被同一行中右邊對話框中所顯示的文字代替。

　　8. 選擇大量文本

　　如果僅僅靠使用鼠標，一次選擇很多段落的文本是很困難的，尤其如果你使用的是一臺速度很快的電腦，情況就更嚴重，文本會滾動得太快，你很難找到 你想要的位置。但是你其實可以很輕松地完成這樣的文本選擇：你只需要將光標位置放到文本起點，然后用滾動條或者鼠標上的滾輪找到選定文本的終點，然后按住 Shift鍵，將光標點到文本終點的位置，選擇就完成了。

　　9. 方便的保存選項

　　如果你同時在制作幾個文檔，那么你可以不需要關閉Word就將他們全部保存。你只需要按住“Shift”的同時，用鼠標選擇“文件”菜單。你就 會看見菜單中出現(xiàn)了一個新選項“全部保存”。還有另一個新選項，它是你能夠不用關閉Word程序就關閉所有的文檔，這就是“文件”菜單中的“全部關閉”選 項。

　　10.簡單方便的格式調整

　　如果你需要創(chuàng)建好幾個外觀相似的文件，用“樣式”功能比你自己設置樣式的要方便得多。這能夠讓你能夠輕松調整所有文件的樣式。而且你還可以使用 “格式刷”將格式從一個段落復制到另外一個段落。選擇你想要復制格式的文本段落，按“格式刷”按鈕（它位于Word工具條上），然后選擇你想要應用該格式 的文本，拖拽指針穿過你選擇的文本。

　　11. 文件片段

　　你可以在Word中創(chuàng)建“文件片段”，這是一種小塊的片段文件。在打開的Word文件中選擇你想要制作片段的文字，然后把它拖動到桌面上，你就 會看到桌面上出現(xiàn)了一個文件片段的圖標，它看起來確實像一個文件的片段。你可以在桌面上對片段進行重命名或者重新排列，任何時候當你在使用Word的時 候，你都可以隨時把這些文本添加進來。而在很多其他的程序中，你也可以使用它們。

　　12.即時更正

　　你可以不用等到你完成了整篇文章再修改錯誤，在輸入的過程中，就一邊輸入一邊進行拼寫檢查。用鼠標右鍵單擊下面被加了紅色下劃線的單 詞，Word會彈出一個菜單，菜單里會列出系統(tǒng)認為合適的修改方法。而且Word會在它認為語法不當的詞組下面加綠色下劃線，前面這種方法同樣也適用于這 種情況。用鼠標右鍵點擊這些詞組，Word會給出一個列有修改建議的菜單。

　　Word快捷鍵

　　我們中間的大部分人使用Microsoft Word的頻率都遠遠高于其他的Office軟件，所以了解下面這些快捷鍵的使用就能夠幫助你更快地使用Word，這節(jié)省了你菜單和工具條中尋找這些功能的時間，從而提高你的工作效率。

　　Ctrl+B 將所選文字變成粗體

　　Ctrl+U 為所選文字添加下劃線

　　Ctrl+I 將所選文字變成斜體

　　Ctrl+L 將所選文字向左對齊

　　Ctrl+E 將所選文字或段落居中對齊

　　Ctrl+M 將所選文字或段落縮進

　　Ctrl+1 將所選文字行之間的行間距設定為一倍行間距

　　Ctrl+2 將所選文字行之間的行間距設定為兩倍行間距

　　Ctrl+5 將所選文字行之間的行間距設定為1.5倍行間距

　　Ctrl+Space 自動更正

　　Ctrl+Del 刪除光標右邊的單詞

　　Ctrl+Backspace 刪除光標左邊的單詞

　　Ctrl+Shift+8 隱藏空格、回車標記

　　F7 進行拼寫和語法檢查

　　Shift+F7 使用詞典

　　EXCEL

　　13.使用XP中的Smart Tags

　　Office XP中另一個具有特色的功能是Smart Tags功能，它類似智能鏈接，連到網站或者你電腦硬盤中的指定位置上。Excel能夠識別特定的詞匯，并且在它們旁邊顯示Smart Tag動作按鈕。進入“工具”菜單中的“自動更正”選項，然后選擇“Smart Tags”來查看它能夠識別哪些詞匯。你可以從Microsoft Office 網站上下載并安裝新的Smart Tags。Smart Tags功能在Excel和Word都有。

　　14.錯誤檢查

　　如果你同其他人共享你的Excel文件，那么能夠看到他們所做的改動就非常必要。Excel 2000將帶有批注的單元格用紅色三角標志出來。在Excel 2000中，有一個紫色的Smart Tags指示標志，綠色標志表示該單元格中的公式可能存在錯誤。進入“工具”菜單，你可以在“選項”窗口中發(fā)現(xiàn)選項。

　　15.打開舊的宏

　　在Excel 2002中，你也許不能夠打開舊的宏（來自Excel 97或者2000），因為Excel 2002會給出安全警告提示。如果你需要使用舊的宏，進入“工具”菜單，選擇“選項”，然后選擇“安全性”，然后在“宏安全性”選項中選擇“低”。在“可 信任的來源”中，在“信任插件”和“信任Visual Basic”選項前打勾，之后你需要重新啟動Windows，然后你就可以使用舊的宏了。

　　16.查看重要單元格

　　使用“查看”窗口可以監(jiān)視電子表格中重要單元格的狀況。點擊一個包含數據的單元格，然后進入“工具”菜單，選擇“審核”，然后選擇“顯示查看窗口”。點擊“增加查看”，它將顯示任何打開的工作簿的值和公式。

　　17.對單元格使用標志

　　在Excel中，你可以使用單元格的標志來代替單元格的位置坐標（比如用“Profit”代替“A6”）。進入“工具”菜單的“選項”，然后在“重新計算”中選擇“接受公式標志”。

　　18.創(chuàng)建公式

　　通過點擊位于標準工具條中的“粘貼函數”按鈕（被標記為“fx”）可以創(chuàng)建公式。如果你從列表中選擇函數，它的描述將被顯示在對話框中，你也可以按“幫助”按鈕以獲得更多關于該函數的幫助。另一種方法是按公式輸入欄前的等號標志，你會發(fā)現(xiàn)最近使用的函數的列表。

　　19.鏈接

　　如果你看到一條關于失效或者錯誤鏈接到其他工作簿或者應用程序的報錯消息，你就應該進入“工具”菜單，選擇“選項”，然后選擇“工作簿選項”。確認“更新遠程引用”選項被選中。如果你選擇了“保存外部鏈接數據”，你就不用再擔心鏈接失效，但是你的文件會變得體積龐大。

　　20.求和

　　使用AutoSum工具來對一列單元格求和是非常容易的，但是如何計算小計呢？這個其實也很簡單。只要使用公式“=SUBTOTAL (9,B2:B10)”。9是功能代碼，代表SUM，你在使用的時候需要把單元格范圍根據自己的工作表情況進行修改。你可以在B11單元格使用這一公式， 然后在B21使用諸如“=SUBTOTAL (9,B12:B20)”這樣的公式。如果你在B22使用AutoSum工具，它就會對B11和B21單元格進行求和。

　　21.刪除和清除

　　有兩種方法能夠清除單元格中的信息：刪除和清除。點擊目標單元格然后選擇“刪除”（或者按“Del”鍵或者空格鍵）將會刪除單元格中的數值或者公式，但是格式和批注都還會保留下來。如果你想要讓目標單元格恢復初始狀態(tài)，就需要選擇“清除”。

　　22.頁面設置

　　我們很多人都會遇到一些長度超過一頁紙的表格。如果你希望文件被打印出來的時候，在每頁紙的頂端都有標題行，就需要做如下設置：進入“文件”菜 單，選擇“頁面設置”，然后選擇“工作表”在“頂端標題行”一欄中，按那個標有紅色箭頭的按鈕，然后用鼠標在工作表上選擇標題行，然后按“確定”。

　　23.刪除批注

　　你可以一次性地刪除工作表中的所有批注，比如你完成了工作，想上交一份沒有任何批注的電子表格，那么你就要這樣操作：同時按住“Ctrl”、 “Shift”和“O” 鍵，這樣就會選定工作表中所有含有批注的單元格。然后在其中一個單元格上點擊鼠標右鍵，然后選擇“刪除批注”，然后移開鼠標，你就會發(fā)現(xiàn)所有的批注都消失 了。

　　24.記錄在線采購

　　如果你從網絡上購買東西，記錄你的采購可能很麻煩。但是你可以把零售商發(fā)給你的確認電子郵件轉到Excel工作表中。打開確認電子郵件，然后點 擊開始點，再按住Shift鍵，再用鼠標點擊結束點。按鼠標右鍵然后選擇“復制”，然后打開一個空白的Excel工作表。用鼠標右鍵點擊一個單元格，然后 選擇“粘貼”。之后你需要調整一下格式，讓它變得好看些。

　　25.審核公式

　　如果你對于某個公式感到困惑，你不知道這個公式是如何構成的，你可以選擇包含該公式的單元格，然后在“工具”菜單中選擇“審核”，然后選擇“跟蹤引用單元格”。你會看到相關單元格中出現(xiàn)了藍色的點，并且有箭頭指向該公式。當你完成了檢查，選擇“取消所有追蹤箭頭”。

　　26.導入財務數據

　　你可以從在線銀行和財務軟件中將數據導入到Excel中，但是這卻不像打開一個Excel文件那么簡單。財務數據通常是.csv形式。在 Excel中，進入“文件”菜單，選擇“打開”，然后在“文件類型”中選擇“文本文件”（*.txt, *.prn, *.csv），然后選擇你需要打開的CSV文件。打開文件后，你需要調整列寬，以便使數據能夠正常顯示。

　　27.設置值為“0”的單元格的格式

　　你可以清除單元格中你所不需要的“0”：進入“工具”菜單，選擇“選項”，然后選擇“視圖”，勾掉“零值”。如果你希望某些單元格中的“0”仍 然被顯示，將這些單元格設置成自定義格式“0;-0;;@”。進入“格式”菜單，選擇“單元格”，然后選擇“數字”，在列表中選擇“自定義”，然后輸入格 式。如果想用“-”取代“0”，使用自定義格式“0;-0;?-?;@”