隨著信息技術的不斷普及，許多學校實現了無紙化考試，教師將收集的試題輸入數據庫，考試時從數據庫中隨機抽取試題生成試卷，學生可在計算機上直接答題。這種新型的考試方式大大提高了工作效率。

一般來說，題庫中的試題大多要求用數據庫格式錄入，而平時教師們寫教案、出試卷都是用Word，對VFP、Access、Excel等用得較少。況且，用數據庫格式錄入試卷也不是很方便。

這就產生了一個問題，如何將用Word方式錄入的試題（本文以選擇題為例）轉換為Excel電子表格或DBF文件格式呢？

思路分析

對于把有分隔字符（該符號用來分隔每個字段）的文本文件轉換為Excel電子表格，大家可能都比較熟悉。因此只要將以Word方式錄入的選擇題轉換為有分隔字符的文本文件就大功告成了。可見，此步驟是關鍵一步。如圖1是以Word方式錄入的選擇題，如圖2是將圖1轉換后的Excel數據庫格式。從圖2中可以看到，一道題包括題干及四個選項，題干及選項分屬不同字段，題與題之間用段落符分隔（即分行），題干與各選項間用分隔字符分列。了解上述思路后，我們就可以進行轉換了。

圖1 Word中的題目

    問題解決

    1．設立分隔字符，將文檔保存為純文本文件

    由于文檔輸入的格式有所不同，如圖1所示第一題中各選項間有空ge，這里還需去除選項間的空ge。打開“查找與替換”對話框，在查找內容欄輸入“^w ”(“^w”為空ge標志符，點擊“高級→特殊字符”即可找到)，替換欄為空白，點擊[全部替換]按鈕，這樣就刪除了文本中的空白區域。按照題干與各選項間用分隔字符分列的思路，我們分別在題干與選項A、選項A與選項B、選項B與選項C、選項C與選項D間設立分隔字符，分隔字符一定要是特殊符號且文檔中所沒有的，本文以“@”為例。

圖2 Excel中的題目

       具體方法如下：打開圖1所示的文檔，復制“A、”，執行“編輯→替換”命令，將光標停放在查找欄，按下“Ctrl+V”鍵，在查找欄輸入“A、” 。在替換欄中輸入 “@ A、”，點擊[全部替換]按鈕，這樣文中所有的選項“A、”被替換成了“@ A、”，同樣，將“B、”替換成“@ B、”，將“C、”替換成“@C、”，將“D、”替換成“@D、”。由于圖1第二題中選項間有段落符標志，需要去除選項間的段落標志符，在“查找與替換”對話框中，將“^p@”替換為“@”（“^p”為段落標志符，點擊[特殊字符]按鈕即可找到），去掉“@”字符前的所有段落標志符。最后結果如圖3，然后將該文檔另存為純文本文件。

圖3 加入分隔符的文本文件

      2．將純文本文件轉換為Excel電子表格

        在Excel空白文檔中，執行“文件→打開”命令，打開剛才保存的純文本文件，出現如圖4所示對話框，選中“分隔符號”，然后單擊[下一步]。

         在如圖5所示的對話框中，選中“其他”復選框，然后輸入字符“@”，單擊[下一步]，最后點擊[完成]。這樣，就將文本文檔轉換成了Excel數據表格。

圖4 選中“分隔符號”

    這時轉換的數據格式還不是十分理想，還需要對Excel數據表格進行單元格格式設置。首先手工調整各列的適當列寬。選中整個數據，然后點擊“格式→單元格”，打開“單元格格式”對話框，單擊“對齊”選項卡，選中“自動換行”復選框，在“垂直對齊”下拉菜單中選擇“居中”，按下[確定]按鈕。最后執行“格式→行→最適合的行高”命令，文檔就自動對得整整齊齊了，效果如圖2。

圖5 選中“其他”復選框

    小結

    1. 本例是將Word中錄入的選擇題轉換為Excel電子表格，利用Excel的導出功能可以很輕松地將Excel表格轉換為Access及DBF文件等。

    2. 以Word方式錄入的選擇題盡管格式各不相同，但在轉換時只要把握兩條原則：

    （1）題干與各選項間排列緊湊并用分隔字符分列。

    （2）題與題之間用段落符分行，然后進行巧妙替換。
武林網CUOXIN提供電腦技術文章，免費資源信息，網站設計技術，認證考試信息，IT資訊信息