3-TIER數據庫開發工具---VisualDBTOOLS 3.0

2024-07-21 02:13:51

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供稿：網友

引子：

    work flow(工作流程)，應用在企業里, 我們又稱它為auto flow(企業自動化流程管理),在市場上流行至少3年了，初期大都用來解決企業文件流通與簽核的問題，由于無法與mis系統與erp相互整合，所以近一年來，國際大廠紛紛標榜與erp結合的work flow，這已經是現代應用軟件的標準配備，也是企業信息化的必備功能。

關鍵字：work flow、auto flow

一、前言

現在國內外的軟件廠商漸漸對autoflow這個未來趨勢投入不少研發力量，目前大都是以現成的work flow與erp或套裝軟件結合為主，很難得看到較長遠或較突破的方式規劃，為此，我們除了完全以企業實務應用為角度外，尚也以軟件工程的角度去思考如何實現理想，好像是一個隧道工程，兩邊開挖，一方面為傳統erp的實務工程, 另一面則為先進的work flow工程, 只要路線與方向正確，即可順利打通, 經過兩年來的努力, 筆者也親自下場導入了兩個work flow epr的專案, 已累積兩年的work flow導入實務經驗, 并更能深入了解中大型企業對erp的需求與work flow的期待。因此，我們以vd30做為work flow的新戰場, 開發出第二代fast flow(第一代產品名稱), 我們將第二代fast flow命名為"vd3 for fast flow", 這個產品將包含在vd3的3.10中。

二、現有work flow限制

市面上早期的work flow有幾個特性與限制，在此提出個人的體會。

1.     完全以表單或單據去思考工作流程，這個角度原則上沒有什么不對，但在單據流動的過程中，有些必須依單據的內容流到不同角色，或不同部門須看到不同的畫面或字段, 對傳統的work flow系統就很棘手。

2.     很多系統的workflow與epr是分開的，所有的表單與單據及數據庫完全沒有關連，造成資源重復與浪費，更嚴重的是雙軌作業，讓企業疲于奔命，效率大為降低。

3.     work flow也提供了一些制作查詢系統或統計報表的工具，但相對于mis或erp的開放性角度來說，卻也太過封閉與不便，這也是企業對work flow不敢寄予厚望的原因之一。

4.     有些erp系統是讓work flow先跑流程表單, 等到簽核后, 最后再以系統工具或自行寫程序轉入erp中, 這樣會有兩個問題: 一個是流程當中的單據, 因為尚未存入數據庫, 所以無法得到流程當中的狀態(如申請量), 這即是后知后覺的系統, 往往造成企業不少時間上的資訊差異, 總是與企業的須求有一段距離；另一個是大量的erp轉入程序, 常常讓mis覺得是件繁重的差事, 系統的便利與維護更是一大問題。

5.     異常處理對work flow來說是件非常重要的事，因為所有基層的單據在處理后，會停在哪一個flow哪一個角色（用戶）上，必須要有一個機制來專門處理，并發出警告，對于大部份flow系統都沒有細致的規劃，因為這方面必須要整合erp一起去統合處理, 才能讓企業管理者無后顧之憂。erp系統隨著時間的成長，有一定的成熟度, 雖然erp對企業來說, 大部份的經驗都是失敗的, 但也讓企業漸漸了解erp的精神與限制, 于是近兩年滿意度較高的幾乎是行業別erp的天下, 但在成功導入erp的同時, 如果沒有考慮到flow而事后要導入work flow erp者, 幾乎是事倍功半, 因為上述的問題就會不斷的發生。因此，一個工具不但要滿足erp的需求, 也要將work flow的架構埋進去, 并能以漸進式的方式導入, 才能讓企業順利且按部就班上線work flow系統, 這個觀念很重要, 但事實上市場上的系統卻是背道而馳, 確實令人感到可惜.

三、企業為何要work flow

   那企業為何需要work flow的系統呢？我們可不能告訴企業，因為那是潮流，那是趨勢。當然也不是每個企業都需要flow，因為flow對小企業而言是多此一舉的，flow是單據在流動，如果企業的人少，每個人都身兼數職，導入flow的架構就是造成自己輸入單據，又呈給自己審核，搞不好別人簽完后，又丟給自己當待辦事項。如此反而大大降低企業效率，還不如使用傳統的軟件來得適用些。以目前的情況看來，筆者評估在20~30個工作站以上的企業比較可能可以采用work flow的架構。以下我們分別來說明企業為何要使用work flow來架構erp系統。

1.     簡化資訊流: work flow主要就是解決企業表單與單據的流動，這種流動在10年前，都是紙上作業，公司有一套制度在流動并簽核各式表單，到5年前，資訊系統已可完全取代人工表單，各種資料都存放在數據庫上，但為了讓管理者掌控資訊，須采用人工簽核，另一方面也是為了因應主管可能不懂也不會使用電腦，于是便成了電腦列印表單，主管們在該表單上簽字并流動，當然也有人以e-mail代替簽核, 但是e-mail畢竟不能自動化, 也不能整合簽核過程的時間與效率, 因為work flow是由系統主動按企業制度找主管簽字，不會讓新來的員工或秘書弄錯弄丟了，在安全機密上也較有保障。

2.     便于教育訓練與制度的透明化: 企業人才的流動幾乎是不可避免的趨勢，但企業必須花很多時間去教育新人關于公司制度、單據流程與資料系統的操作，如好不容易學會，人又要走了，造成企業不少的困擾。如果改用work flow的應用軟件，其情況將會大大改善，首先是企業流程的透明化（如圖），在work flow系統中，會顯示出企業的各式作業流程圖，供使用者直接操作，如此的界面將讓使用者直接了解企業簽核流程，降低教育訓練的成本；另一個重點則是資訊系統的改變，傳統的系統是以密密麻麻的功能項為操作界面，嚇壞了使用者或主管，如改用flow的應用系統，則除了營業的接觸者(對外的用戶)，大都是由flow系統告之您今天（作業者或主管）有多少事，做完或簽完即沒事了，如此的系統可節省至少50%以上的操作學習，讓作業者與flow系統作最佳的結合。

（如圖 flow流程圖與個人儀表板）

3.     符合iso，落實企業制度: 企業有點規模之后，就是規范制度與游戲規則，最近的企業都流行iso熱，把iso當作公司制度的標竿，也是與同業競爭的必要武器，為了能提升接單能力，很多的企業都拿iso當作目標與商標。導入work flow可以利用資訊系統來落實企業的制度與規則，讓企業流動的表單與單據做有效率的流動，同時也順便結合iso所需的各式文件，如此可不必為了因應iso，還另外制作另一套文件。另外, 大部份的企業iso都是名義上的iso, 公司的流程與制度不一定依照iso的規范, 但如果使用auto flow的系統, 那就由系統為你管控與把關, 100%落實企業制度, 讓企業的控管沒有任何人為的漏洞.

4.     提升企業運作效率: 由于work flow的每一作業間都有其時效性，flow系統也會針對這些作業加以監督，一有逾時，除了警告作業中的負責人外，也會反應給其上級主管，如此才能更有效率來讓企　業單據流動。另外由于flow系統真實記錄了整個簽核的流程與時間，于是整個月下來flow即可輕易掌握各主管部門的績效與工作日報（部份可以列入工作成本），如果再將其統計一年，則可將這些統計資料加以整理歸納成了考績，這都是flow系統所帶來的重大效益。

5.     異常預警的功效: 前面說到逾時的處理，也是異常系統的功能之一，一個規劃完善的flow系統，都應該有一個強大的監督系統，定時周期性來檢查各種資訊狀況，例如也可以將企業的目標管理納入異常預警當中，隨時來監督目標的執行情況（各類數據庫回報的數值），再配合企業數位儀表板作有效率及圖形化的顯示，讓企業管理者的螢光幕有如飛機的駕駛艙，管理者僅須注意儀表板的數據，并加以追蹤與查詢狀況即可。

四、結束語：

   既然work flow對于中小或中大企業是這么重要, 那是不是企業趕緊的去使用與導入work flow呢?且慢! 依筆者兩年的導入經驗, work flow與erp一起導入絕對是困難重重。為何如此呢?

   erp已經夠難導入了, 再加上work flow的系統, 那不是讓你雪上加霜嗎? 沒錯, 一定要對傳統的erp先行導入, 等資訊的流動可以從營業到采購, 一直流到資料與生管, 最后能流到財務部門, 這樣才有能力去漸進使用work flow系統, 這樣企業和國家的信息化建設才能逐步穩健地邁上一個新的臺階。

作者簡介：臺灣訊光科技董事長、總經理，臺灣數據庫專家。資深信息系統咨詢專家，資深軟件工程師、erp系統顧問。dbtools系統創始人，始創vd于15年前之久。

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