平常我們在使用Word進行文檔編輯時，總要重復輸入一些內容，如自己的姓名、地址、電子郵件和電話，這些枯燥的勞動是不是讓您感到厭倦和乏味呢？其實利用Word中“自動圖文集”的功能可以輕松打造我們的貼心“小秘書”，它可以預先存入您經常用到的詞條，需要的時候您鼠標一點，熟悉的內容就出現在屏幕上了。

　　編輯提示：自動圖文集是一個很好用的輔助性文檔編輯工具，它既能收藏可能被反復使用的信息，又能在需要的時候，快速地把收藏起來的信息插入到文檔中來。除了收藏量大的文字、符號之外，自動圖文集還能收藏圖片、聲音及視頻信息等。

　　一 添加和刪除詞條

　　1． 添加詞條和圖片

　　方法一：點擊“插入→自動圖文集→自動圖文集”，彈出如圖1所示的對話框，您可以添加自己個性的詞條，如“電腦知識與技術”，然后單擊“添加”，最后“確定”即可。

　　方法二：您還可以在文檔中選定一段文字或者一張圖片，然后依次單擊“插入→自動圖文集→新建”或者按下此項操作的快捷鍵“Alt+F3”以彈出“創建自動圖文集”的對話框，對這個詞條進行命名也能創建新的詞條。

　　編輯提示：您在以上兩種方法輸入或選定的詞條名稱的長度　包括空格　不能超過32個字符；而且在方法二中進行自動圖文設置的前提是您已經選定了文字或圖片，否則不會出現“自動圖文集”的對話框。

　　2． 刪除詞條

　　在圖1所示的對話框中，選擇您需要刪除的詞條后，單擊右側的“刪除”鍵即可。

　　二 使用詞條

　　方法一：您可以依次單擊“插入→自動圖文集”，在其下拉箭頭中選擇您所需要的詞條，如圖2所示。

　　方法二：您也可以在圖一全部的“自動圖文集”中拖動滑塊選擇您需要的詞條，然后單擊“插入”項即可。

　　三 創建快捷按鈕

　　1. 創建自動圖文集的快捷按鈕：依次單擊“工具→自定義→工具欄”，在工具欄中勾選“自動圖文集”項，這樣在工具欄中就出現了“自動圖文集”的圖標，使用時只需單擊它就可以打開圖1所示的對話框。

　　2. 創建所有詞條的快捷按鈕：在設置了“自動圖文集”的快捷鍵后，單擊“添加或刪除按鈕”的下拉箭頭，選擇“自動圖文集”后勾選“所有詞條”項，工具欄中即可出現 “所有詞條的按鈕，這時候您再使用自動圖文集，是不是方便多了。