Word 方便快捷批處理成績報告單

2019-12-13 16:34:37

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供稿：網(wǎng)友

其實，用Word的“郵件合并”功能，讓Word 2010和Excel 2010協(xié)同工作，可以實現(xiàn)成績報告單“批處理”，省時省力，輕松完成學生成績報告單的填寫工作。
　　一、制作學生成績統(tǒng)計表
　　運行Excel 2010，新建一個工作表，命名為“學生成績統(tǒng)計表”，然后將班級、學生姓名和各科成績等信息輸入表格，并以“學生成績統(tǒng)計表.xlsx”為文件名，保存在硬盤中備用(圖1)。
獻給老師 Word 2010批量處理成績報告單

圖1 制作學生成績統(tǒng)計表
　　二、繪制學生成績報告單
　　運行Word 2010，單擊“頁面布局”，切換到“頁面布局”功能區(qū)，單擊“頁面設置”右側的小箭頭，彈出“頁面設置”窗口，根據(jù)實際需要設置好頁邊距和紙張大小（如圖2）。
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圖2 頁面設置
　　單擊“確定”按鈕，返回Word 2010編輯窗口，根據(jù)“學生成績.xlsx”表頭中的有關項目，繪制一張學生成績報告單(圖3)，并保存為“學生成績報告單.docx”。
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圖3 繪制學生成績報告單
　　三、批量處理學生成績報告單
　　第一步：打開剛才建立的“學生成績報告單.docx”，單擊“郵件”，切換到“郵件”功能區(qū)，單擊“選擇收件人”，并在彈出的下拉菜單中選擇“使用現(xiàn)有列表”（如圖4），彈出“選取數(shù)據(jù)源”窗口，找到并選中前面創(chuàng)建的“學生成績統(tǒng)計表.xlsx”，單擊“打開”按鈕（如圖5），這時會彈出“選擇表格”窗口，選擇“學生成績統(tǒng)計表$”，單擊“確定”按鈕（如圖6）。
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圖4 選擇收件人

圖5 選擇數(shù)據(jù)源
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圖6 選擇表格
　　第二步：返回Word 2010編輯窗口，將光標定位到學生成績報告單需要插入數(shù)據(jù)的位置，然后單擊“插入合并域”按鈕，在下拉菜單中單擊相應的選項，將數(shù)據(jù)源一項一項插入成績報告單相應的位置(如圖7)。
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圖7 插入數(shù)據(jù)源
　第三步：單擊“完成郵件合并”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“編輯單個文檔”，彈出“合并到新文檔”小窗口，根據(jù)實際需要選擇“全部”、“當前記錄”或指定范圍，單擊“確定”按鈕（如圖8），完成郵件合并，系統(tǒng)會自動處理并生成每位學生的成績報告單，并在新文檔中一一列出(圖9)，接下來只要連上打印機打印就大功告成了（如圖10）。
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圖8 完成郵件合并

圖9 批量生成報告單
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圖10 打印成績報告單
　　小提示：單擊“完成郵件合并”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“打印文檔”，可以直接批量打印成績報告單，選擇“發(fā)送電子郵件”，可以將批量生成的成績報告單通過郵件發(fā)送給指定的收件人。
　　呵呵，這樣批處理成績報告單是不是多快好省，方便又快捷，如果老師們正被繁瑣的期末工作搞得焦頭爛額，就趕快行動，去感受自動化辦公的樂趣和便捷吧！

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