如果一份演示文稿包含敏感或機密數據，那么可以加密文件，使用密碼保護文件。加密對文件進行的一種"編碼"，目的是使任何人都無法查看此文件一一無論是從PowerPoint 內部還是使用其他任何類型的文件瀏覽工具。

　　可以為一個文件輸入兩個獨立的密碼:打開權限密碼和修改權限密碼。使用打開權限密碼以防止未經授權的用戶查看文件。使用修改權限密碼以防止用戶修改文件。

　　可以使用一種或兩種密碼，也可以不使用密碼。例如，假如您有一份包含工資信息的個人演示文稿。那么可以使用打開權限密碼，向人力資源部門中需要訪問這些信息的少數關鍵人員分發密碼。但隨后還可以使用修改權限密碼，確保這些人都不能在查看信息時修改這份演示文稿。

　　對于打開權限密碼，可以指定加密方法和密碼長度。可用的加密碼很多，其間的差別僅對高級技術用戶有意義。然而，如果您確實有某種偏好，可在選擇打開權限密碼時加以選擇。

　　要管理文件的密碼和其他安全性設置，按以下步驟操作:

　　1.按平常的方法，在"另存為"對話框中保存文件。

　　2. 單擊" 工具"，選擇"常規選項"，此時會打開"常規選項"對話框。如圖3.11 所示。

　　3. 如果希望使用打開權限密碼，在"打開權限密碼"文本框中輸入。

　　4. 如果希望使用修改權限密碼，在"修改權限密碼"文本框中輸入。

　　5. (可選)如果希望從文件中刪除個人信息，例如在"屬性"對話框的"作者"字段中刪除您的姓名，可選中"保存時自動刪除在該文件中創建的個人信息"復選框。

　　圖3. 1 1 設置密碼以防止未經授權的訪問

　　6. ( 可選)如有必要，可以調整PowerPoint 的宏安全級別(應用于所有文件，而不僅僅是當前文件)，方法是單擊"宏安全性"按鈕，在"信任中心"中修改設置，修改完畢后單擊"確定"按鈕返回"常規選項"對話框。

　　7. 單擊"確定"按鈕。

　　8. 如果在第3 步中指定了密碼，此時會出現一個確認對話框。重新輸入相同的密碼，再單擊"確定"按鈕。

　　9. 如果在第4 步中指定了密碼，此時會出現一個確認對話框。重新輸入相同的密碼，再單擊"確定"按鈕。

　　10. 按正常方式繼續完成保存。

　　您(或其他用戶〉打開文件時，會出現"密碼"提示框。必須輸入打開權限密碼才能打開演示文稿文件。修改權限密碼不發揮作用。正確輸入打開權限密碼后，如果設置了單獨的修改權限密碼，還會出現相應密碼輸入提示。在此處可以選擇輸入修改權限密碼、取消或者單擊"只讀"按鈕，以只讀模式打開演示文稿。