一個通用數(shù)據(jù)庫任務(wù)會將記錄從一個表歸檔到另一個表。如果您希望從原始表中刪除不必要的記錄以減小表的大小，但是將來可能會參考這些記錄，那么您可以歸檔記錄（而不是刪除記錄）。要在 Microsoft® Access 數(shù)據(jù)庫中歸檔記錄，請用宏來運(yùn)行查詢，將記錄從一個表移到另一個表。

注意：以下過程使用的是羅斯文示例數(shù)據(jù)庫中的示例。羅斯文示例數(shù)據(jù)庫的默認(rèn)位置是 Program Files/Microsoft Office/Office10/Samples 文件夾。如果您的 Samples 文件夾中沒有 Northwind.mdb 文件，或者您需要有關(guān)打開羅斯文的詳細(xì)信息，請在 Office 助手或“幫助”窗口的“應(yīng)答向?qū)?rdquo;選項(xiàng)卡中輸入“打開羅斯文示例數(shù)據(jù)庫”，然后單擊“搜索”。

定期將記錄從一個表歸檔到另一個表

1、使用“復(fù)制”和“粘貼”命令，將要?dú)w檔的表復(fù)制到新表中。僅復(fù)制結(jié)構(gòu)，不復(fù)制數(shù)據(jù)。

例如，將“產(chǎn)品”表的結(jié)構(gòu)復(fù)制到名稱為“產(chǎn)品歸檔”的新表中。

2、創(chuàng)建一個查詢，使其包含“產(chǎn)品”表中所有的字段，并將記錄附加到“產(chǎn)品歸檔”表中。設(shè)置條件來指定要?dú)w檔的記錄的子集。

例如，創(chuàng)建一個名為“產(chǎn)品附加”的附加查詢，通過將“中止”字段的“條件”單元格設(shè)置為 -1，就可以僅向“產(chǎn)品歸檔”表中附加中止的條目。

提示:如果每次歸檔的條件都會發(fā)生變化，那么您可以創(chuàng)建一個帶有提示參數(shù)的附加查詢，這樣在每次運(yùn)行查詢時就可以輸入不同的條件。

3、創(chuàng)建一個刪除查詢，此查詢的條件與步驟 2 中為附加查詢指定的條件相同。您將使用此查詢從“產(chǎn)品”表中刪除在步驟 2 中附加的記錄。

例如，創(chuàng)建一個“產(chǎn)品刪除”刪除查詢，此查詢的條件與“產(chǎn)品附加”附加查詢所指定的條件相同。

注意:如果您創(chuàng)建一個提示輸入?yún)?shù)的附加查詢，那么您應(yīng)該也創(chuàng)建一個提示輸入相同參數(shù)的刪除查詢，并且對每次運(yùn)行查詢出現(xiàn)的參數(shù)提示，要確保輸入相同的值。

4、創(chuàng)建一個宏，使其先運(yùn)行附加查詢，然后運(yùn)行刪除查詢。

例如，創(chuàng)建一個名為“產(chǎn)品附加記錄”的宏，在宏的第一行用 OpenQuery 操作來運(yùn)行附加查詢，在宏的第二行用 OpenQuery 操作來運(yùn)行刪除查詢。

5、每次您要?dú)w檔記錄時，請運(yùn)行“產(chǎn)品附加記錄”宏。