我們在使用Excel的過程中，通常需要輸入大量的數(shù)據(jù)。這是保證我們順利完成各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。但是，在錄入數(shù)據(jù)的過程中，尤其是錄入大量數(shù)據(jù)的時(shí)候，經(jīng)常會出現(xiàn)一些不經(jīng)意的錄入錯(cuò)誤，而這，會嚴(yán)重影響我們所得到的結(jié)果正確性。那么，怎樣才能有效地控制這種錄入錯(cuò)誤的發(fā)生呢?除了細(xì)心、細(xì)心、再細(xì)心以外，在Excel中完成必要的設(shè)置，以最大可能地減少錯(cuò)誤的發(fā)生也是極為重要的。

　　一、設(shè)置數(shù)據(jù)列表

　　有時(shí)我們需要錄入的數(shù)據(jù)是某些重復(fù)數(shù)據(jù)中的一個(gè)，比如單位員工所屬的部門。單位中部門個(gè)數(shù)是有限的，如果我們都通過鍵盤手工錄入每位員工的工作部門，那自然是費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還容易出錯(cuò)的。因此，我們不如為這些部門指定一個(gè)數(shù)據(jù)列表。錄入時(shí)只需要在下拉列表中單擊選擇相應(yīng)的部門，就可以了。這不僅可以提高錄入速度，還會使得錄入的質(zhì)量得到保證。

　　首先選中要填寫員工部門的所有單元格，點(diǎn)擊功能區(qū)“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡“數(shù)據(jù)工具”功能組中的“數(shù)據(jù)有效性”按鈕，在彈出的菜單中點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。

　　點(diǎn)擊對話框中“設(shè)置”選項(xiàng)卡，在“允許”下方的下拉列表中選擇“序列”選項(xiàng)，然后在下面“來源”輸入框中輸入各部門名稱(人事部,一車間,二車間,生產(chǎn)部,技術(shù)部,辦公室)，部門之間用英文的逗號隔開，如圖1所示。點(diǎn)擊“確定”按鈕關(guān)閉對話框。

　　圖1 Excel設(shè)置序列

　　我們也可以在工作表的空白單元格某列中分別輸入各個(gè)部門名稱，比如在H1:H6單元格區(qū)域。然后在“來源”下的輸入框中輸入“=$H$1:$H$6”，也可以得到同樣的效果。

　　現(xiàn)在將鼠標(biāo)定位于剛才選中的那些單元格區(qū)域任一單元格，就會在右邊出現(xiàn)一個(gè)下拉箭頭，點(diǎn)擊它就會出現(xiàn)剛才我們所設(shè)置的下拉列表，如圖2所示，單擊其中的項(xiàng)目就可以完成輸入了。

　　圖2 Excel中的下拉列表

　　二、在其它工作表中使用

　　如果我們希望能在其它的工作表單元格區(qū)域中使用這個(gè)部門下拉列表，那么我們可以使用自定義名稱完成這個(gè)任務(wù)。

　　在空白單元格列中錄入相應(yīng)部門名稱，比如H1:H6單元格區(qū)域。然后選中此單元格區(qū)域，點(diǎn)擊功能區(qū)“公式”選項(xiàng)卡“定義的名稱”功能組中的“定義名稱”按鈕，打開“新建名稱”對話框。如圖3所示，在“名稱”右側(cè)的輸入框中輸入名稱，比如“bumen”。在“范圍”下拉列表中選擇“工作簿”，而在“引用位置”右側(cè)的輸入框中會自動使用我們選中的單元格區(qū)域。確定后，就可以為我們所選的單元格區(qū)域指定“bumen”的名稱了。

　　圖3 Excel新建工作簿

　　現(xiàn)在要做的，就是在選定工作表的相應(yīng)單元格區(qū)域后，再打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，然后在“來源”輸入框中輸入“=bumen”，就可以在當(dāng)前的工作表中使用這個(gè)部門列表了。

　　如果覺得這個(gè)自定義名稱的方法有些羅嗦的話，那下面的方法就簡單多了。

　　選中已經(jīng)設(shè)置好數(shù)據(jù)有效性的單元格，然后按下“Ctrl+C”鍵進(jìn)行復(fù)制。再將鼠標(biāo)定位于目標(biāo)單

　　元格，點(diǎn)擊功能區(qū)“開始”選項(xiàng)卡“剪貼板”功能組中的“粘貼”按鈕下的小三角形，在彈出的菜單中點(diǎn)擊“選擇性粘貼”，打開“選擇性粘貼”對話框。選中“有效性驗(yàn)證”單選項(xiàng)就可以了，如圖4所示。

　　圖4 Excel選擇性粘貼