果果在一家廣告公司做網絡管理員，人力資源部的莓莓有一件事情想請果果來給幫個忙，公司正在給員工調整養老保險儲蓄，審批表中的數據涉及多個部門，而且主管財務的副總正在國外出差，怎樣讓各部門通過局域網快速填寫報表，再讓副總通過網絡來進行審查呢？　　

　　果果對辦公軟件不是特別熟悉，聽了莓莓的具體描述后，不好拒絕，就先答應下來了。一有空急忙上網向老師求教，老師告訴果果，Excel 2003新增了一個稱為“列表”的功能，在SharePoint網站的支持下威力巨大，用戶使用IE瀏覽器就可以編輯“列表”中的數據，實現了真正意義上的網上Excel。聞聽此言果果大喜，立刻動手架設網上“辦公桌”。　　

架設網上“辦公桌”　　

　　所謂網上“辦公桌”，就是SharePoint網站中的“網站”。公司局域網服務器安裝的是Windows 2003，正是運行Windows SharePoint Services 2.0最理想的環境?！　?/p>

　　第一步：刪除FrontPage Server Extensions　　

　　在安裝Windows SharePoint Services 2.0時，有一個特殊要求，就是虛擬服務器中不得有FrontPage Server Extensions。果果檢查了一下自己的Windows 2003，發現IIS已經安裝了FrontPage Server Extensions。根據微軟公司提供的資料，可按如下方法刪除此任務：單擊“開始→運行”，輸入“cmd”命令。在命令提示符窗口執行“cd”命令，回到C盤根目錄，再執行“cd c:PRogram filescommon filesmicrosoft sharedweb server extensions50bin”DOS命令，進入FrontPage Server Extensions 安裝目錄。然后輸入“owsadm.exe -o fulluninstall -p 80”DOS命令，其中80代表運行FrontPage Server Extensions的虛擬服務器使用的端口號， 輸入完畢回車完成刪除任務。

　　果果提示：如果Windows 2003的IIS沒有安裝FrontPage Server Extensions，只要安裝了asp.net就可以安裝Windows SharePoint Services 2.0了。

　　第二步：運行Windows SharePoint Services 2.0

　　運行Windows SharePoint Services 2.0安裝程序，選擇“典型安裝”。當安裝程序顯示“請稍候，安裝程序正在配置SharePoint網站”時，說明安裝過程即將結束，果果就可以為大家安放“辦公桌”了?！　?/p>

　　第三步：為Excel 2003“列表”創建網上“辦公桌”　　

　　具有網站創建權限的用戶登錄SharePoint網站，單擊主頁上的“創建”按鈕，在“創建網頁”中,選擇“網站和工作區”，打開“新建SharePoint網站”頁面。在“標題”框內輸入即將創建的網站名稱（如“Excel列表”），然后在“URL名稱”框內輸入網站的URL名稱。由于這個網站是建立在SharePoint網站下的一個虛擬網站，所以“URL名稱”前的內容（如“http://192.168.0.1”）用戶不能修改，只能在SharePoint網站URL后的框內輸入名稱（如“Excel”），它和SharePoint網站的URL共同構成了“辦公桌”的URL（如“http://192.168.0.1/Excel”）?！?/p>

創建列表

　　網上“辦公桌”建好以后，果果來到莓莓的辦公室。打開存放有養老保險儲蓄數據的Excel 2003工作表，然后選中需要發布為“列表”的數據區域。執行菜單“數據→列表→創建列表”命令，彈出（如圖1）所示的“創建列表”對話框，其中顯示了絕對引用的列表區域。如果需要使用列表標題執行篩選等操作，可以選中“列表有標題”復選框。如果取消該復選框，則創建的列表會自動添加“列1”、“列2”這樣的列標題。

圖1 創建列表 　　

　　單擊對話框中的“確定”按鈕，所選區域就會變成（如圖2）所示情形。其中區域的末行會顯示帶有星號的空白行，只要在該行中輸入數據，帶有星號的空白行及其下方的數據會自動下移，供用戶插入任意數量的數據行。

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圖2 插入數據　

發布列表

　　現在萬事俱備，果果可以把Excel 2003列表發布到網上“辦公桌”，公司各個部門的用戶可以通過IE瀏覽器進行編輯。

　　第一步：執行菜單“數據→列表→發布列表”命令，彈出“發布列表到SharePoint網站”對話框。首先在“地址”欄中輸入存放列表的網站URL（如“http://192.168.0.1/Excel”）。若要將列表鏈接到即將在SharePoint 網站創建的列表，便于發布列表的用戶（如莓莓）在Excel 2003中刷新數據，則選中“鏈接到新SharePoint列表”復選框。

　　第二步：在“名稱”欄中輸入即將創建的列表名稱（如“新增養老儲蓄”），并在“說明”欄中輸入列表描述文字，完成后單擊“下一步”按鈕繼續。

　　第三步：看到的對話框（如圖3）所示，它要求用戶檢查列表區域中每一列顯示的數據類型是否正確。如果列鏈接的數據類型不正確，可以單擊“取消”按鈕返回，轉換為正確的類型。確認無誤后單擊“完成”按鈕，列表就會發布到SharePoint網站的指定位置，并彈出對話框告知訪問列表的URL。

圖3 發布列表

　　果果提示：如果選擇了鏈接到SharePoint網站，而且列表中的某些單元格存放有公式，發布列表的過程中會刪除其中的所有公式，代之以公式的計算結果。如果發布列表時沒有選擇鏈接到SharePoint網站，發布后的列表可以保留原來的公式，但是發布列表的本地用戶不能在本地使用Excel同步列表。

列表的使用

　　第一步：列表成功發布后，莓莓立刻通知財務部等部門的有關人員。他們需要在IE地址欄中輸入存放列表的網站URL（如“http://192.168.0.1/Excel”），稍等片刻，就會彈出網站的登錄對話框，用戶只需輸入自己的用戶名和登錄密碼，就可以打開網站主頁。

圖4 列表的使用　　

　　第二步：單擊主頁左上方的“文檔和列表”按鈕，就可以在頁面的“列表”下看到剛才發布的列表（如“新增養老儲蓄”）鏈接。單擊它即可顯示如圖4所示的頁面，用戶就可以使用IE瀏覽器對列表進行編輯了。 　　

　　第三步：如果人力資源部要在列表中增加新的數據行，只要在區域末尾帶星號的空白行內輸入數據，帶有星號的空白行會自動下移，從而插入任意數量的數據行?！　?/p>

　　第四步：為了查看員工的工作時間，莓莓使用IE瀏覽器對列表中的數據進行了篩選或排序。如果需要將（圖４）中的數據按“工作時間”升序排列，單擊“工作時間”旁的下拉按鈕,打開菜單，選擇其中的“升序排列”命令，則列表中的數據就會按照“工作時間”升序排列。經過排序后的列表還可以進行篩選，如果需要把列表中工齡“>20”的數據挑出來，可以單擊“工齡”旁的下拉按鈕,打開菜單，選擇其中的“自定義”命令。在“自定義自動篩選方式”對話框中,選擇“大于”和“20”，“確定”后即可看到列表顯示了工齡大于20的所有數據。　

　　果果提示：經過一次篩選的數據可以繼續篩選，用戶只要按上面介紹的方法打開關鍵字所在列的下拉菜單，根據需要選擇篩選關鍵字或自定義篩選方式即可。

　　第五步：如果財務部要對列表中的數據進行統計，可以單擊網頁上的“匯總”按鈕，“列表”自動在空白行下方添加一個“匯總”行。選中該行中的任意一個單元格，其右側會顯示一個下拉按鈕，單擊它可以打開（如圖5）所示的菜單。其中含有求和、平均值等八種統計函數，用戶只要根據統計需要和單元格上方的數據類型，選擇菜單中的合適命令就可以在當前單元格中獲得結果。

圖5 選擇函數　　

　　果果提示：（如圖4）所示，網頁右側有一個“任務窗格”，其中可以執行“用Excel打印”等多種任務。單擊“任務窗格”左側的“隱藏任務窗格”，可以將其收縮成一個黃色的窄條。反之，單擊黃色窄條上的“顯示任務窗格”，就可以將任務窗格顯示在網頁上。

協同編輯列表　　

　　第一步：如果有多個用戶使用IE瀏覽器編輯SharePoint 網站上的列表，每個用戶都可以像獨占工作表那樣自由編輯，使用方式和Excel完全相同。如鼠標指向列表左側，當光標變成右向箭頭以后，右擊，選擇快捷菜單中的“刪除行”等命令就可以刪除或添加行。其他參與協同工作的用戶要想看到最新的編輯結果，只要單擊頁面上的“刷新數據”按鈕，待服務器檢索列表數據結束就可以了?！　?/p>

　　由于莓莓的電腦上安裝了Excel，她只要單擊網頁右側“任務窗格”中的“導出并鏈接到Excel”命令，就可以將當前網頁中的列表導出到工作表或工作簿。　　

　　第二步：莓莓是使用Excel 2003發布列表的本地用戶，因此她既可以使用Excel，也可以使用IE瀏覽器參與列表的網上編輯。如果在Excel 2003中修改了數據，只要單擊Excel 2003“數據”、“列表”子菜單下的“同步列表”命令，稍等片刻服務器上的列表就會被更新。其他用戶只要單擊“刷新數據”按鈕就可以看到最新的編輯結果。如果莓莓希望使用IE瀏覽器查看編輯結果，只要單擊“數據”、“列表”子菜單下的“在服務器上查看列表”命令，就可以像其他用戶那樣通過IE瀏覽器查看和編輯列表了?！　?/p>

　　果果提示：如果莓莓想放棄對列表所做的本地修改，并從SharePoint網站下載列表的當前副本，執行菜單“數據→列表→放棄更改并刷新”命令即可?！　?/p>

　　在果果的大力幫助之下，人力資源部迅速完成了養老保險儲蓄的調整。遠在國外的副總使用VPN登錄公司的SharePoint網站，快速瀏覽并審批了列表，并夸獎莓莓工作有方。為此，莓莓還請果果上飯店搓了一頓。