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EXCEL定位功能的活用

2024-08-23 19:48:07
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供稿:網(wǎng)友

在Excel中,我們需要到達某一單元格,一般是使用鼠標拖動滾動條來進行,但如果數(shù)據(jù)范圍超出一屏幕顯示范圍或數(shù)據(jù)行數(shù)非常多時,想快速定位到某一單元格可要有點麻煩了。這時候我們可以使用“定位”(快捷鍵Ctrl+G)功能迅速到達想要的單元格。

 

定位是一種選定單元格的方式,主要用來選定“位置相對無規(guī)則但條件有規(guī)則的單元格或區(qū)域”。


例1:需要選中Y2009單元格(或快速移動到Y(jié)2009單元格),我們可以使用“編輯/定位”菜單,在引用位置里輸入“Y2009”后按回車即可。
例2:需要選中Y列的2004~2009行的單元格,我們按照相同的方法,在引用位置里輸入“Y2004:Y2009”按回車即可。
例3:需要選中2009行的單元格,我們可以在引用位置里輸入“2009:2009”按回車即可。
例4:需要選中2004~2009行的單元格,我們可以在引用位置里輸入“2004:2009”按回車即可。

 

這是“定位”功能中最簡單的“引用位置”。

 

 下面來看看“定位”的幾個應用(“定位條件”):

應用一:定位“公式”

在實際工作中,我們會設許多公式,為防止一不小心修改了這些公式,我們會把公式單元格字體設置為其他顏色,一個個去設置當然不符合高效辦公的原則。定位就算幫上大忙了。操作步驟如下:

1、 編輯/定位/定位條件;

2、 選擇“公式”/確定,所有的公式單元格被選中;

3、 格式/單元格/字體/顏色“紅色”/確定;


應用二:定位“空值”,定位“常量”

在實際工作中,我們會為一個表格每隔一個固定的行數(shù)(本例中以一行為例)后面插入一行,一行一行的插入當然也不符合高效辦公的原則。二次定位就能解決此問題,操作步驟如下:

1、 在表格第一列前面插入一列做為過渡列,在A1處輸入“1”,A2位置為空,選中“A!:A2”,當鼠標移到右下角變?yōu)椤?”形狀時,向下拉,拉的比數(shù)據(jù)行多;

2、 選中第一列,“定位”/“定位條件”/“空值”/“確定”,此時你會發(fā)現(xiàn)第一列的偶數(shù)單元格全部被選中;

3、 “插入”/“行”

4、 選中第一列,“定位”/“定位條件”/“常量”/“確定”,此時你會發(fā)現(xiàn)第一列的有數(shù)值的單元格全部被選中;

5、 “插入”/“行”

這時你會發(fā)現(xiàn)除了過渡列的數(shù)據(jù)外,其他數(shù)據(jù)行每行下面都多出了一個空白行,這時我們只需刪除這個過渡列,預想的目的就達到了。

 

應用三:定位“最后一個單元格”

大的表格中,使用此功能,實現(xiàn)快速移動光標到“最后一個單元格”


應用四:定位“可見單元格”

在分類匯總下,選定我們需要的單元格后,選擇“復制”按鈕,到指定位置后,選擇“粘貼”按鈕,粘貼的結(jié)果不是顯示的結(jié)果,而依然是原始數(shù)據(jù),這是因為我們在選定的時候,不(| w)Z a.m [精英博客0/ _)` W I ^ E R U q僅選定了顯示的單元格,而且隱藏的單元格也被選中了,我們使用“定位”功能就能很好的解決這個問題。

1、“定位”/“定位條件”/“可見單元格”;

2、“編輯”/“復制”;

3、到指定位置后,“編輯”/“粘貼”;

4、選中粘貼后的數(shù)據(jù),然后“數(shù)據(jù)”/“分類匯總”/“全部刪除”,我們要的可見單元格即被成功的復制出來了。

通過這幾個例子,我們不難明白“定位”是選中單元格的一種方法,只不過它選中的這些單元格區(qū)域不集中,用傳統(tǒng)的鼠標選擇效率低難度大,這些單元格雖然分散但本身具有共性或分散的有規(guī)律,這些共性或規(guī)律就是定位條件窗口下的選擇條件。

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下面來看一個關于定位空值的小Flash教程:

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然后看一個定位空值的具體活用(設計工資條):

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再看一個活用定位“公式”,禁止編輯已設定的公式的方法:

當EXCEL中含有大量公式時,不僅但心自己或他人修改了這些公式,而且不想讓他人看見這些公式,而其他無公式單元格允許隨意編輯。

1、 選中表格,當然也可以選中整張工作表;
2、 選擇“格式”菜單的“單元格”功能的“保護”選項,然后取消“鎖定”;
3、 再打開“編輯”菜單的“定位”功能(或者直接按Ctrl +G);
4、 在彈出的對話框中選擇“定位條件”;
5、 選擇“公式”,然后點擊“確定”;
6、 此時,將看到所有帶有公式的單元格都被選中了;
7、 再次打開“格式”菜單的“單元格”功能的“保護”選項,然后將“鎖定”和“隱藏”全都選中;
8、 由于只有在工作表被保護的狀態(tài)下,保護單元格和隱藏公式才能生效,因此,我們還需要將這張工作表給保護起來,選擇“工具”菜單的“保護”中的“保護工作表”,設置保護密碼。

當工作表被保護后,如果在已經(jīng)設定為鎖定狀態(tài)的單元格點擊的話,就會出現(xiàn)工作表被保護的提示,在編輯欄也看不到公式了。但是如果點擊的是未鎖定的單元格,看看是不是仍然可以修改?!

好了,大功告成,是不是覺得應用定位功能之后,工作變得很簡單了呢?

經(jīng)過以上處理,就可以保護工作表中的公式了,其他人員只能瀏覽數(shù)據(jù),對有公式的單元格不能修改,也不能查看公式。

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沒有做不到,只有想不到。

靈活應用“定位”功能,可以給我們使用Excel過程中帶來很多方便。


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