制作月報表、年報表等階段性工作報表，一般是在同一表頭下填寫不同數據，即表格結構不變，記錄數據改變。為了方便，可以利用創建Excel模板的方法來完成。但隨著每次對報表要求的改變，報表結構也要修改，先前創建的模板也越來越不適應新的報表要求，所以用舊表翻新的思路，在下一次報表時直接修改上一次的報表也是一種好方法。下面以《考試成績統計表》為例（如圖1所示），介紹幾個Excel舊表翻新的技巧。　

圖一
　　
　　替 換

　　新報表的表頭結構或表格說明中需要修改的地方如果沒有重復，直接改寫即可；如果有重復，用“替換”功能也很方便，具體方法如下：選擇“編輯→替換”命令，打開“查找和替換”對話框，選擇“替換”選項，在“查找內容”處填寫舊表中的內容，在“替換為”處填寫改寫后的內容，單擊“全部替換”，多處更改一次完成，比如，將2002屆學生的成績統計表替換成2003屆，就可以使用這個方法。

　　粘貼鏈接

　　如果表格中有幾處都重復一串單元格的內容，比如，D14:D16、G14:G16……都重復A14:A16的內容，為了便于以后的修改，可以在開始創建表格結構的時候，先寫下這串單元格的內容，再選定，執行“復制”命令，在另外需要重復的各處，分別執行“選擇性粘貼→粘貼鏈接”命令，這樣粘貼的結果都是單元格地址的引用，在新的報表中修改時先寫下的那串單元格內容，其他各處相應內容隨即被更新。

　　定義名稱

　   某些單元格中需要用形式相同，而引用位置不同的函數進行計算，為了在新的報表中方便修改，可以在開始創建表格結構時給函數定義名稱，步驟如下：

　　第一步 選中要定義名稱的單元格（例如計算及格率的單元格B16），執行“插入→名稱→定義”命令，彈出“定義名稱”對話框（如圖2所示），在“當前工作簿中的名稱”欄中輸入名稱（例如：函數三），在“引用位置”欄中輸入函數（例如：=COUNTIF(B$5:B13,">60")/COUNT(B$5:B13)），單擊[添加]按鈕，關閉對話框。

　　第二步 在需要計算的各處，輸入“=”，接著輸入所定義的名稱（例如：=函數三），與直接在單元格中輸入函數的計算異曲同工。

　　新表中如果需要修改所定義的函數，只需打開“定義名稱”對話框，修改函數中的相應部分（例如：60分為及格改成72分為及格，只需把60改成72），單擊[確定]按鈕后，各處函數全部被修改。把所定義的函數完全換成新的函數也同樣奏效

　　填寫記錄

　　填寫記錄時需要做到“上留天、下留地、左右空列可獨立”。比較復雜的表頭往往由幾行組成，并且對某些行進行了合并、居中等格式設定，在這種表頭下，對指定字段排序的時候，如果執行工具欄上的操作命令，會出現“此操作要求合并單元格都具有相同大小”的警告，解決的辦法是將復雜的表頭與第一條記錄之前的沒有合并過單元格的簡單表頭之間預留一個空行，即所謂“上留天”。

　　所謂填寫記錄“下留地”，是指最后一條記錄與表的下部各種統計數據之間留一個空行，對記錄設定的函數計算都引用到這一空行，這一做法能對增加的記錄直接參加函數計算。

　　當減少記錄時，可直接刪除具體記錄，當增加記錄時，選中空行，右擊鼠標，執行快捷菜單的“插入”命令，增加行。在新的空行前填寫新增記錄，這條記錄隨即參加了統計，而不必手工改寫函數的引用。需要注意的是引用第一條記錄要采取混合引用，相對引用在某些計算中會產生引用混亂（例如：按F4鍵可以在相對引用、絕對引用和混合引用之間進行切換）。

　　當工作表中各列數據可以分成幾組，并且每組數據不相關聯時，可以在組與組之間插入空列隔開，對其中一組進行的操作才不會影響其他各組。比如，在一班與二班學生成績之間，二班與三班學生成績之間……插入空 列，可以方便對每個班學生成績進行排序等操作，即所謂“左右空列可獨立”。

　　粘貼運算

　　新的報表中，同一項目的各數據有時需要在原報表基礎上增加或減少相同數量，這種情況在工資表中經常出現，在考試成績表中也時有發生，比如，給三班每個學生都增加5分，可以按下列步驟進行： 　

圖二
　　
　　第一步 在最后一列與學生成績相對應的單元格內都臨時填充5，選定后，執行“復制”命令。

　　第二步 選中三班學生成績的第一個單元格，執行“編輯→選擇性粘貼”命令，彈出“選擇性粘貼”對話框，在“運算”一欄中選中“加”單選項，單擊[確定]按鈕，這樣三班每個學生的成績就都增加了5分。

　　第三步 把剛才臨時填充的所有5全部刪除。這個操作還可以完成減法、乘法和除法等運算。