在Excel中，我們可以設置工作簿的共享來加快數據的錄入速度，而且在工作過程中還可以隨時查看各自所做的改動。當多人一起在共享工作簿上工作時，Excel會自動保持信息不斷更新。在一個共享工作簿中，各個用戶可以輸入數據、插入行和列以及更改公式等，甚至還可以篩選出自己關心的數據，保留自己的視窗。

　　一、設置共享工作簿

　　我們可以先舉個例子：假設有甲乙丙丁四個用戶分工合作共同完成錄入操作，四人分別在001、002、003、004號機器上同時操作，這四臺機器都已經與000號電腦通過網絡連接了起來，學生學籍資料信息2002.xls存放在000號機器的硬盤E:/上。

　　1、在“工具”菜單中單擊“共享工作簿”命令，然后單擊“編輯” 標簽，如圖所示。

　　2、選擇“允許多用戶同時編輯，同時允許工作簿合并”復選框，在“高級”標簽中可以對“自動更新間隔”、“用戶間修訂沖突解決方法”以及“個人視圖屬性”等進行設置，在通常情況下，“高級”標簽中的各個參數可直接使用系統默認值，然后單擊[確定]即可。

　　3、出現提示時，保存工作簿。

　　4、在“文件”菜單中單擊“另存為”，然后將共享工作簿保存在其他用戶可以訪問到的一個網絡資源上(如000號機器的E:/)。

　　二、使用共享工作簿

　　1、查看沖突日志

　　沖突日志在共享工作簿中，是為以前編輯時所作的更改保存的信息，信息包括每個更改的作者、進行更改的時間和被更改的數據內容等。

　　查看沖突日志有兩種方法：一是在工作表上將鼠標箭頭停留在被修訂過的單元格上，突出顯示詳細的修改信息;二是在單獨的沖突日志工作表上羅列出每一處沖突，方法如下：

　　(1)在“工具”菜單中，選擇“修訂”子菜單，再單擊“突出顯示修訂”命令。

　　(2)選中“編輯時跟蹤修訂信息，同時共享工作簿”復選框，該復選框將開啟工作簿共享和沖突日志。

　　(3)選中“在屏幕上突出顯示修訂”復選框，這樣在工作表上進行需要的修改后，Excel會以突出顯示的顏色標記修改、插入或刪除的單元格。

　　(4)選中“在新工作表中顯示修訂”選項，將啟動沖突日志工作表。

　　(5)單擊[確定]按鈕，當彈出對話框提示保存工作簿時，請再次單擊[確定]按鈕，保存工作簿。

　　2、合并工作簿

　　當合并用戶需要獲得各自更改的共享工作簿的若干備份時，Excel需要共享工作簿的每個備份都保留有從創建備份之日到合并之日的所有沖突日志，同時如果天數超過指定的保留時間，就不能再合并備份。保險的辦法是將沖突日志保留足夠長的時間，或是輸入一個極大的天數，例如1000天。

　　合并工作簿具體操作如下：

　　(1)在欲合并的另一個工作簿文件之中，打開共享工作簿的備份。

　　(2)單擊“工具”菜單中的“合并工作簿”命令。

　　(3)如果有提示，請保存共享工作簿。

　　(4)在“將選定文件合并到當前工作簿”對話框中，單擊包含有合并更改內容的共享工作簿的某一個備份，然后單擊[確定]按鈕。

　　(5)重復第(2)步到第(4)步，直到共享工作簿的所有備份都被合并。

　　做好以上設置后，其他用戶都可以在自己的電腦中同時編輯、瀏覽約定的工作簿，同時000號操作員可以在自己的窗口中看到并管理所有用戶共享編輯這個工作簿。為方便實際操作，應將每位用戶姓名更改為真名實姓，方法是：單擊“工具→選項→常規→用戶姓名→輸入姓名→確定”，這樣在打開“共享工作簿”彈出的對話框(如前圖所示)中便可正確顯示正在使用本工作薄的所有用戶姓名和開始使用時間。為了避免幾個用戶修改同一單元格的內容，可以估計一下數據中的記錄數量，讓幾位用戶每人分配不同的錄入部分。比如讓甲從工作薄的第1條開始錄入，讓乙從工作薄的第200行開始……但應注意在“共享工作簿”狀態下不能同時編輯批注和建立超鏈接，這兩項只能在不共享狀態下進行。

　　提示

　　1、如果需要取消共享工作簿，只需要在圖1的“編輯”標簽中，清除“允許多用戶同時編輯，同時允許工作簿合并”項即可，不過這將使其他用戶丟失所有未保存的修改。

　　2、對工作簿進行共享設置后，可以由網絡上的多位用戶同時訪問和修改，為避免丟失修訂記錄，可以為工作簿指定一個密碼來保護共享，或保護其他工作表及工作簿特性，可作如下操作：

　　(1)單擊“工具”菜單的“保護”命令，從其子菜單中選擇“保護并共享工作簿”命令，彈出“保護共享工作簿”對話框。

　　(2)選中“以追蹤修訂方式共享”復選框，用這種方式就可以共享工作簿且避免丟失修訂記錄。如果希望其他用戶在關閉沖突日志或撤消工作簿共享狀態時輸入密碼，請在“密碼”框中鍵入密碼，然后在出現提示時再次輸入以便確認。為工作簿提供共享保護以后，其他用戶就不能撤消工作簿共享狀態或者關閉沖突日志了，除非知道正確的密碼。