但是，在需要按季度查看費(fèi)用類別總計(jì)時(shí)會(huì)發(fā)生什么情況呢？而且如果您每次只想查看某一類或某一年份又該怎么辦呢？在 Excel 工作表中能實(shí)現(xiàn)這些嗎？當(dāng)然可以。有沒(méi)有更容易的方法？肯定有。

　　·一種更容易的方法

　　Microsoft PivotTable® 報(bào)表就是答案。不必寫(xiě)入復(fù)雜的公式，您可以使用向?qū)?chuàng)建一個(gè)交互式表格來(lái)自動(dòng)提取、組織和匯總您的數(shù)據(jù)。然后，您可以使用該報(bào)表分析數(shù)據(jù)并進(jìn)行比較、檢測(cè)樣式和關(guān)系并分析趨勢(shì)。

　　例如，您可以使用一個(gè)包含差旅費(fèi)事項(xiàng)的電子表格...

Excel 工作表來(lái)源

　　...創(chuàng)建一個(gè)按類別和季度匯總員工差旅費(fèi)總計(jì)的數(shù)據(jù)透視表。

各類別、年份和季度的費(fèi)用

　　現(xiàn)在，不必更改原始工作表，您就可以創(chuàng)建另一個(gè)數(shù)據(jù)透視表,通過(guò)其他方式來(lái)查看數(shù)據(jù)；例如，可以按員工或按月份查看差旅費(fèi)，而不必輸入一個(gè)公式。

　　下面說(shuō)明如何快速創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。

　　·創(chuàng)建數(shù)據(jù)

　　首先，在 Excel 工作表中創(chuàng)建數(shù)據(jù)。您可以將現(xiàn)有的電子表格或數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到新 Excel 工作表中。確保數(shù)據(jù)可用于數(shù)據(jù)透視表：

1. 刪除所有空行或空列。
2. 刪除所有自動(dòng)小計(jì)。
3. 確保第一行包含各列的描述性標(biāo)題。
4. 確保各列只包含一種類型的數(shù)據(jù)— 例如，一列中是文本，另一列中是數(shù)值。

　　·啟動(dòng)“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А?/FONT>

1. 在 Excel 工作表中，從要根據(jù)其創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的表格選擇一個(gè)單元格。
2. 在“數(shù)據(jù)”菜單上，單擊“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”啟動(dòng)“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А薄?

   如果不能選擇數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖怎么辦？

   如果工作簿是共享的（共享工作簿：允許網(wǎng)絡(luò)上的多位用戶同時(shí)查看和修訂的工作簿。每位保存工作簿的用戶可以看到其他用戶所做的修訂。），則“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”命令不可用。

   

3. 在“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?- 3 步驟之 1”的“請(qǐng)指定待分析數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)源類型:”下，單擊“Microsoft Office Excel 列表或數(shù)據(jù)庫(kù)”。
4. 在“所需創(chuàng)建的報(bào)表類型:”下，單擊“數(shù)據(jù)透視表”。
5. 單擊“完成”。

　　Excel 會(huì)在您的工作簿中插入一個(gè)新工作表，該新工作表包含報(bào)表的布局區(qū)域（即“數(shù)據(jù)透視表”工具欄）和“數(shù)據(jù)透視表字段列表”。

　　·開(kāi)始構(gòu)建您的數(shù)據(jù)透視表

• 將“類別”字段從“數(shù)據(jù)透視表字段列表”拖動(dòng)到數(shù)據(jù)透視表的“將行字段拖至此處”區(qū)域。

　　不要擔(dān)心會(huì)將字段放錯(cuò)位置 ，您以后可以隨意移動(dòng)它們。

　　請(qǐng)注意，向?qū)?huì)使用您的工作表中“類別”列的數(shù)據(jù)自動(dòng)填充行。此外，“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中所使用的字段以粗體顯示。

行中為“類別”的數(shù)據(jù)透視表

　　如果看不到“數(shù)據(jù)透視表字段列表”怎么辦？

　　如果看不到“數(shù)據(jù)透視表字段列表”，請(qǐng)?jiān)趲л喞牟季謪^(qū)域中單擊。如果仍然看不到它，請(qǐng)單擊“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上的“顯示字段列表”按鈕。

　　 “數(shù)據(jù)透視表”工具欄在什么位置？

　　該工具欄顯示時(shí)應(yīng)該浮動(dòng)在工作表上或停靠在一側(cè)。如果沒(méi)有顯示該工具欄，請(qǐng)單擊“視圖”，指向“工具欄”然后單擊“數(shù)據(jù)透視表”。

　　·給報(bào)表添加數(shù)據(jù)

• 將包含要匯總數(shù)據(jù)的字段，例如，“金額”字段，從“數(shù)據(jù)透視表字段列表” 拖動(dòng)到數(shù)據(jù)透視表的“請(qǐng)將數(shù)據(jù)項(xiàng)拖至此處”區(qū)域。

　　現(xiàn)在，數(shù)據(jù)透視表會(huì)顯示每個(gè)類別的費(fèi)用總計(jì)。

包含類別和費(fèi)用總計(jì)的數(shù)據(jù)透視表

　　·給報(bào)表添加頁(yè)排序字段

　　要按“類”篩選數(shù)據(jù)，可以在頁(yè)頂部創(chuàng)建一個(gè)下拉箭頭。

1. 將“類”字段從“數(shù)據(jù)表字段列表”拖動(dòng)到“將頁(yè)字段拖至此處”區(qū)域。
2. 單擊“類”下拉箭頭，然后選擇一個(gè)類。

　　現(xiàn)在，您可以看到某個(gè)時(shí)間某一個(gè)類的費(fèi)用類別。

按“類”篩選的結(jié)果

　　要查看所有“類”的數(shù)據(jù)，請(qǐng)單擊“類”下拉箭頭，然后單擊“（全部）”。

　　·使用此報(bào)表還可以做什么？

　　按金額排序費(fèi)用類別

　　您可以利用“自動(dòng)排序”功能來(lái)首先查看最大的費(fèi)用類別。

1. 單擊“類別”字段，單擊“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上的“數(shù)據(jù)透視表”，然后單擊“排序并列出前 10 項(xiàng)”。
2. 在“自動(dòng)排序選項(xiàng)”下，單擊“降序”。
3. 在“使用字段”框中，單擊“金額總和”，然后單擊“確定”。 　　

   按“金額”排序的費(fèi)用類別

   

　　查看各季度的費(fèi)用類別

　　按季度查看每個(gè)類別的花費(fèi)：

1. 將“日期”字段拖動(dòng)到“行”區(qū)域。
2. 右鍵單擊“日期”字段，指向“組及顯示明細(xì)數(shù)據(jù)”，然后單擊“組”。
3. 在“依據(jù)”框中，單擊“季度”。如果源工作表包含多個(gè)年份的數(shù)據(jù)，還要單擊“年份”。
4. 如有必要，清除“月份”選項(xiàng)，然后單擊“確定”。　

各年份、季度和類別的費(fèi)用

　　查看各季度每個(gè)費(fèi)用類別的變化情況

　　您可以在很短的時(shí)間內(nèi)更改數(shù)據(jù)透視表中的行和列。

• 將“類別”字段拖動(dòng)到“年份”字段的左側(cè)。

各類別、年份和季度的費(fèi)用

　　按員工篩選結(jié)果

　　要按員工篩選數(shù)據(jù)，可以在頁(yè)的頂部創(chuàng)建第二個(gè)下拉箭頭。

1. 將“員工”字段拖動(dòng)到“類”字段之上或之下的“頁(yè)字段”區(qū)域。
2. 單擊“員工”下拉箭頭，選擇一名員工，然后單擊“確定”。

按“員工”篩選的結(jié)果

　　在不同的工作表上顯示每個(gè)員工的結(jié)果

　　除了查看一名員工的結(jié)果，您還可以將每個(gè)員工的結(jié)果顯示在不同的工作表中。

1. 在“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上，單擊“數(shù)據(jù)透視表”，然后單擊“分頁(yè)顯示”。
2. 在“分頁(yè)顯示”對(duì)話框中，單擊“員工”，然后單擊“確定”。

　　多個(gè)頁(yè)將會(huì)作為工作表標(biāo)簽顯示出來(lái)。　　

位于單獨(dú)的工作表上的員工結(jié)果

　　源數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí)刷新數(shù)據(jù)透視表

　　每當(dāng)源電子表格中的數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí)，可以立即更新您的數(shù)據(jù)透視表。

• 單擊“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上的“刷新數(shù)據(jù)”按鈕。

  　 

　　瞬間讓數(shù)據(jù)透視表看上去漂亮非凡

　　使用 “自動(dòng)套用格式” 迅速獲得具有專業(yè)外觀效果。

1. 在“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上，單擊“設(shè)置報(bào)告格式”按鈕。

   

2. 單擊一個(gè)報(bào)表或表格樣式，然后單擊“確定”。 　　 

　　·數(shù)據(jù)透視表還可以為我做什么？

　　基本數(shù)據(jù)透視表的設(shè)置快速且方便。不過(guò)，如果愿意多花點(diǎn)時(shí)間，您還可以學(xué)到使用數(shù)據(jù)透視表處理和分析數(shù)據(jù)的更多方法。例如，可以從許多不同類型的源中導(dǎo)入數(shù)據(jù)或連接到許多不同類型的源中的數(shù)據(jù)，自定義報(bào)表的格式，以及以有意義、易于理解的方式顯示結(jié)果。