每年六月份是學(xué)校教務(wù)處最忙的時(shí)候，其中如何能按時(shí)把畢業(yè)證書發(fā)到學(xué)生手中，是一項(xiàng)重要的工作。依照省教育主管部門的要求，畢業(yè)證書的紙張是統(tǒng)一印制的。現(xiàn)在學(xué)校大都用計(jì)算機(jī)打印來代替手工書寫，圖1是一張制作好了的畢業(yè)證書，虛線左邊是學(xué)校的存根，虛線右邊是發(fā)給學(xué)生的畢業(yè)證，打圈的表示不同學(xué)生有不同的值，打方框的是不變的值。

　　學(xué)生的基本信息都已存在，教務(wù)處一般都用Excel來處理。但要在Excel中打印畢業(yè)證書卻有些困難，因?yàn)橐话阕C書都是用Word設(shè)計(jì)，然后從Excel原始表中“復(fù)制”學(xué)生的信息“粘貼”到Word中，制作一張打印一個(gè)，工作量可想而知，決不會(huì)比手工書寫快，只是打印出來美觀罷了。

　　要能連續(xù)自動(dòng)打印，而無需人工操作該多好。筆者帶著問題，經(jīng)過反復(fù)嘗試和實(shí)踐找到了一種既不用編程，且簡捷、易用的方法。

　　1. 首先要把Excel中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為VFP6.0中的數(shù)據(jù)，插入一行VFP6.0字段名(如圖2)，選擇“文件”下的“另存為”命令，在對(duì)話框中的“保存類型”中選擇“DBF4(dBASE Ⅳ)(.dbf)”，轉(zhuǎn)換成功后的文件擴(kuò)展名為DBF。

圖1

　　注意：Excel表的第一行內(nèi)容需要先輸好(如圖2)，否則轉(zhuǎn)換時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)VFP6.0不能識(shí)別的字段名，從而導(dǎo)致轉(zhuǎn)換不成功的現(xiàn)象。其中xm表示姓名、xb表示性別、xjh表示學(xué)籍號(hào)、csny表示出生年月、jgs表示籍貫的省份、jgs1表示籍貫的縣、byzh表示畢業(yè)證號(hào)。

圖2

　　2. 用VFP6.0的報(bào)表設(shè)計(jì)器設(shè)計(jì)界面

　　(1)選擇VFP6.0菜單的“文件/新建”命令，選擇“文件類型”中的“報(bào)表”，單擊“新建文件”，輸入文件名，便創(chuàng)建了一報(bào)表文件，如“打初中畢業(yè)證書”。打開“顯示/工具欄”菜單命令，選擇“報(bào)表設(shè)計(jì)器”。如圖3，按下“報(bào)表設(shè)計(jì)器中”的“報(bào)表控件”。在整個(gè)設(shè)計(jì)中我們只用了〔選取對(duì)象〕按鈕、〔標(biāo)簽〕按鈕和 〔域控件〕按鈕。

圖3

　　(2)圖4是筆者設(shè)計(jì)好的初中畢業(yè)證書打印報(bào)表，下面對(duì)此做一說明：常量部分用〔標(biāo)簽〕按鈕，在其中直接輸入，文字的字體、字號(hào)等可用“格式/字體”來設(shè)定。變量部分用〔域控件〕按鈕，在彈出的“報(bào)表表達(dá)式”中輸入對(duì)應(yīng)的字段名，如xm(表示姓名)、xb(表示性別)、xjh(表示學(xué)籍號(hào))、jgs(表示籍貫的省份)、jgs1(表示籍貫的縣)、byzh(表示畢業(yè)證號(hào))。下面對(duì)出生年月作特殊說明：在年、月、日的“報(bào)表表達(dá)式”中分別輸入“substrc(csny,1,4)”、“substrc(csny,6,2)”、“substrc(csny,9,2)”，因?yàn)閺腅xcel轉(zhuǎn)換時(shí)用的是字符型，如“1988.01.07”，所以用了取字符的函數(shù)“substrc”；若從Excel轉(zhuǎn)換時(shí)用的是日期型，則對(duì)應(yīng)年、月、日“報(bào)表表達(dá)式”要用“year(csny)"、month(csny)、day(csny)，與庫中的字段名一一對(duì)應(yīng)。

圖4

　　(3)完成好界面后要花一定的時(shí)間來調(diào)試，微調(diào)時(shí)可用左、右、上、下光標(biāo)鍵。若發(fā)現(xiàn)打印“域控件”的表達(dá)式的內(nèi)容只顯示了其中的一部分，問題可能是方框太小，選取拖動(dòng)控點(diǎn)來放大方框即可。報(bào)表保存后生成兩個(gè)文件，擴(kuò)展名分別為FRT和FRX。

　　報(bào)表設(shè)計(jì)完成后，按〔打印〕按鈕，選擇從Excel轉(zhuǎn)換來的畢業(yè)學(xué)生的DBF文件，就可以坐享其成了。