首先建立一個Excel文件，在文件中設計兩個表:一個是通訊錄，另一個是明信片。因為寄發明信片需要郵編、地址、姓名、職務等，所以先將發送目錄的上述數據放到通訊錄中。在設置郵政編碼時遇到了麻煩，因為Excel中沒法進行字間距的設置，打印出來的郵編不能對應到相應的方框中，所以變化的郵政編嗎每一位要占一個單元格。

　　然后根據所用明信片的格式輸入不變的內容，如祝福語、發信人等信息。再把需要變化的單元格中輸入公式(下圖圈出的位置)。

　　H1是輸入編號的地方。注意H1中的編號最好設置成白色，不然可就打印出來了。H4單元格的公式是“=VLOOKUP(H1,通訊錄!A3:G1002,2,FALSE)”，該公式的意思是根據H1單元格的內容，在通訊錄的A3到G1002單元格的范圍內按照第一列進行垂直查詢，把查到相同內容的單元格右側的第2個單元格的內容顯示在H4。同理我們再分別設置好H5、I5、E1、F1單元格的公式。

　　設置結束后，我們只需改變H1中的編號，明信片的其它信息就會根據通訊錄上的內容自動顯示出來了。然后對好版，一張張漂亮的明信片就打印出來了。