每年新入學(xué)的一年級學(xué)生，都需要向上級教育部門上報一份包含身份證號、出生年月等內(nèi)容的電子表格，以備建立全省統(tǒng)一的電子學(xué)籍檔案。數(shù)百個新生，就得輸入數(shù)百行相應(yīng)數(shù)據(jù)，這可不是個輕松活兒。有沒有什么辦法能減輕一下輸入工作量、提高一下效率呢?其實(shí)，我們只需在Excel2003中將學(xué)生的身份證號完整地輸入后，它就可以幫我們自動填好出生日期和性別。

　　現(xiàn)在學(xué)生的身份證號已經(jīng)全部都是18位的新一代身份證了，里面的數(shù)字都是有規(guī)律的。前6位數(shù)字是戶籍所在地的代碼，7-14位就是出生日期。第17位“2”代表的是性別，偶數(shù)為女性，奇數(shù)為男性。我們要做的就是把其中的部分?jǐn)?shù)字想法“提取出來”。

　　STEp1，轉(zhuǎn)換身份證號碼格式

　　我們先將學(xué)生的身份證號完整地輸入到Excel2003表格中，這時默認(rèn)為“數(shù)字”格式(單元格內(nèi)顯示的是科學(xué)記數(shù)法的格式)，需要更改一下數(shù)字格式。選中該列中的所有身份證號后，右擊鼠標(biāo)，選擇“設(shè)置單元格格式”。在彈出對話框中“數(shù)字”標(biāo)簽內(nèi)的“分類”設(shè)為“文本”，然后點(diǎn)擊確定。

　　STEP2，“提取出”出生日期

　　將光標(biāo)指針放到“出生日期”列的單元格內(nèi)，這里以C2單元格為例。然后輸入“=MID(B2,7,4)&"年"&MID(B2,11,2)&"月"&MID(B2,13,2)&"日"”(注意：外側(cè)的雙引號不用輸入，函數(shù)式中的引號和逗號等符號應(yīng)在英文狀態(tài)下輸入)。回車后，你會發(fā)現(xiàn)在C2單元格內(nèi)已經(jīng)出現(xiàn)了該學(xué)生的出生日期。然后，選中該單元格后拖動填充柄，其它單元格內(nèi)就會出現(xiàn)相應(yīng)的出生日期。如圖1 。

　　圖1 通過上述方法，系統(tǒng)自動獲取了出生年月日信息

　　小提示：MID函數(shù)是EXCEL提供的一個“從字符串中提取部分字符”的函數(shù)命令，具體使用格式在EXCEL中輸入MID后會出現(xiàn)提示。

　　STEP3，判斷性別“男女”

　　選中“性別”列的單元格，如D2。輸入“=IF(MID(B2,17,1)/2=TRUNC(MID(B2,17,1)/2),"女","男")”(注意如上)后回車，該生“是男還是女”已經(jīng)乖乖地判斷出來了。拖動填充柄讓其他學(xué)生的性別也自動輸入。如圖2。

　　圖2 性別被自動填入指定位置

　　這樣，通過兩個簡單的函數(shù)，我們就可以讓EXCEL從身份證號中自動提取出生日期和性別并填充到單元格內(nèi)，極大地減輕了我們的輸入工作量。最后效果如圖3。

　　圖3 用EXECL可以自動識別并填入學(xué)生信息