在Word2003中輸入文字時，經(jīng)常遇到一小塊文字需要重復錄入(如合同文書中甲方、乙方的單位名稱)，或一句短語在多個文件中頻繁出現(xiàn)(如“本合同一式三份，雙方簽字蓋章后生效”)。借助Word2003提供的“自動圖文集”功能可以加速文本輸入。

　　自動圖文集能把常用的短語定義成詞條，就是用“圖文集詞條”代替要錄入的文字，在編輯正文時，只需輸入相應的詞條，Word即可將它自動轉(zhuǎn)換成自動圖文集中的內(nèi)容。在Word2003中使用自動圖文集的步驟如下所述：

　　第1步，打開Word2003窗口，在菜單欄依次單擊“視圖”→“工具欄”→“自動圖文集”菜單命令，打開“自動圖文集”工具欄。也可直接在菜單欄依次單擊“插入”→“自動圖文集”菜單命令來使用自動圖文集。

　　第2步，在Word文檔中選中要定義為詞條的文字“本合同一式×份，雙方簽字蓋章后生效”，單擊自動圖文集工具欄“新建”按鈕，打開“創(chuàng)建自動圖文集”對話框，為詞條命名2-10個漢字“本合同一式”，并單擊“確定”按鈕，如圖2008071212所示。

　　圖2008071212 新建“自動圖文集”詞條

　　第3步，將光標定位到Word文檔適當位置，單擊工具欄“所有詞條”按鈕。在下拉列表中選擇正文，單擊要插入的詞條名稱“本合同一式”，則“本合同一式×份，雙方簽字蓋章后生效”自動輸入到Word文檔中，如圖2008071213所示。

　　圖2008071213 插入自動圖文集詞條