今天我們繼續(xù)幫助老師用Word2007批量制作成績(jī)通知單。這個(gè)神奇的通知單自己會(huì)從Excel成績(jī)表中提取學(xué)生的姓名、學(xué)號(hào)、各科成績(jī)等等，然后按老師指定的格式自動(dòng)制作全班同學(xué)的成績(jī)通知單!既不用老師挨個(gè)兒填寫(xiě)成績(jī)，也不會(huì)出差錯(cuò)!很酷吧?

　　我們用到的法寶就是Word2007的“郵件合并”!這個(gè)功能也許很多朋友都很熟悉，但因?yàn)镺ffice2007的界面和前面版本有所不同，所以特別將步驟寫(xiě)出來(lái)，供需要的朋友快速參考。

　　主要步驟：在Word2007中編輯好成績(jī)通知單格式

　　用Word2007的“郵件合并”指定Excel2007的成績(jī)數(shù)據(jù)表作為成績(jī)單的數(shù)據(jù)源

　　在Word2007中為Excel2007的成績(jī)數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)指定顯示位置

　　最后合并生成一個(gè)新的成績(jī)通知單的Word文檔

　　下面是我們前兩次用到的Excel成績(jī)單。

　　在Word2007中做好成績(jī)通知單的格式，這里我們做得比較簡(jiǎn)單，重點(diǎn)在介紹方法。如果數(shù)據(jù)多，也許表格會(huì)比較復(fù)雜，不過(guò)不管簡(jiǎn)單還是復(fù)雜，Word2007都能輕松幫你搞定!

　　現(xiàn)在主角出場(chǎng)!選擇“郵件”選項(xiàng)卡中的“選擇收件人”。

　　選擇“使用現(xiàn)有列表”。

　　啊!在這里我們選擇指定的數(shù)據(jù)源——也就是Excel成績(jī)表，這樣，Word2007才知道從哪里取成績(jī)數(shù)據(jù)呀!

　　在文件夾選擇制作好的Excel成績(jī)表。

　　現(xiàn)在Excel的成績(jī)表已經(jīng)和我們的Word成績(jī)通知單關(guān)聯(lián)在一起了!

　　小提示：如果成績(jī)表文件里面有多個(gè)工作表，下圖中都會(huì)列出來(lái)，選擇需要的工作表就可以了。

　　我們可以點(diǎn)擊“郵件”選項(xiàng)卡中的“編輯收件人列表”，看看我們的數(shù)據(jù)表是不是和Word通知單聯(lián)系在一起了。

　　看!之前Excel成績(jī)表中的數(shù)據(jù)都在這里了!，如果老師并不需要所有的數(shù)據(jù)，可以在這里選擇需要的部分?jǐn)?shù)據(jù)。

　　可是，通知單怎么知道這么多的數(shù)據(jù)各自應(yīng)該出現(xiàn)在什么位置呢?現(xiàn)在!關(guān)鍵的一步來(lái)啦!

　　找到“郵件”選項(xiàng)卡中的“插入合并域”。就是用這里，我們可以方便地指定數(shù)據(jù)在成績(jī)通知單中應(yīng)該顯示的位置。

　　很簡(jiǎn)單!下面把光標(biāo)停在成績(jī)通知單Word文檔中需要出現(xiàn)學(xué)號(hào)的地方，這里就是“學(xué)號(hào)：”的后面，然后，點(diǎn)擊“插入合并域”的小三角，下拉菜單中出現(xiàn)Excel成績(jī)表中的相應(yīng)字段，選擇“學(xué)號(hào)”就可以啦!

　　現(xiàn)在“學(xué)號(hào)：”的后面多出“<<學(xué)號(hào)>>”的字樣，看起來(lái)好像很奇怪，別著急，等會(huì)兒它就會(huì)變成具體的學(xué)號(hào)啦!

　　用同樣的方法，指定“姓名”。

　　用同樣的方法將Word成績(jī)通知單上各科成績(jī)和平均分應(yīng)該出現(xiàn)的位置和Excl的對(duì)應(yīng)字段做好關(guān)聯(lián)。

　　現(xiàn)在!好戲開(kāi)始啦!點(diǎn)擊“郵件”選項(xiàng)卡里面的“預(yù)覽結(jié)果”。

　　啊哈!學(xué)號(hào)為20080001的獅子王的成績(jī)通知單出來(lái)啦!看看!數(shù)據(jù)都是從Excel的成績(jī)表里面讀取出來(lái)的喲!

　　如果想看其他同學(xué)的成績(jī)通知單，老師只需要在“預(yù)覽結(jié)果”右邊的數(shù)字窗口中輸入數(shù)字或者按左右箭頭就可以啦!

　　看!米老鼠的成績(jī)通知單也出來(lái)了!

　　現(xiàn)在我們需要打印成績(jī)單了。點(diǎn)擊“完成并合并”按鈕，選擇“編輯單個(gè)文檔”。

　　在這個(gè)彈出的對(duì)話框中我們可以指定哪些數(shù)據(jù)需要合并到新的文檔中。

　　確定以后Word2007會(huì)生成一個(gè)新的“信函”文檔?？?這里一共有十三頁(yè)，所有學(xué)生的成績(jī)通知單都生成好啦!如果需要打印，直接打印出來(lái)就可以啦!是不是特別方便?!既不用挨個(gè)填寫(xiě)成績(jī)，也不會(huì)出錯(cuò)，實(shí)在是方便極了!

　　以后我們還會(huì)和大家一起分享更多的Office2007實(shí)用技巧，千萬(wàn)別錯(cuò)過(guò)哦!