辦公室文員excel自學12個小技巧

2020-08-18 21:33:34

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供稿：網(wǎng)友

常聽很職場人提起，以前覺得自己很懂Excel，但在工作運用時才發(fā)現(xiàn)，完全不是那么一回事。Excel的強大功能遠遠超出了想象，自己卻無法完全駕馭。目前，需要使用到Excel的職業(yè)涵蓋率超過78%以上。如何用好Excel?12個技巧讓你擺脫菜鳥。

　　1. 如何快速定位到單元格?

　　方法一：按F5鍵，出現(xiàn)“定位”對話框，在引用欄中輸入欲跳到的單元格地址，單市“確定”按鈕即可。

　　方法二：單擊編輯欄左側單元格地址框，輸入單元格地址即可。

　　2. “Ctrl+*”的特殊功用

　　一般來說，當處理一個工作表中有很多數(shù)據(jù)的表格時，通過選定表格中某個單元格，然后按下 Ctrl+* 鍵可選定整個表格。Ctrl+* 選定的區(qū)域是這樣決定的：根據(jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域。

　　3. 如何在不同單元格中快速輸入同一數(shù)內容?

　　選定單元格區(qū)域，輸入值，然后按 Ctrl+ Ener鍵，即可實現(xiàn)在選定的單元格區(qū)域中一次性輸入相同的值。

　　4. 如何讓屏幕上的工作空間變大?

　　可以將不用的工具欄隱藏，也可以極大化Excel窗口，或者在“視圖”菜單中選擇“全屏顯示”命令。

5. 如何使用快顯菜單?

　　快顯菜單中包括了一些操作中最常用的命令，利用它們可以大大提高操作效率。首先選定一個區(qū)域，然后單擊鼠標右健即可調出快顯菜單，根據(jù)操作需要選擇不同命令。

　　6. 如何防止Excel自動打開太多文件?

　　當Excel啟動時，它會自動打開Xlstart目錄下的所有文件。當該目錄下的文件過多時，Excel加載太多文件不但費時而且還有可能出錯。解決方法是將不該位于Xlstart目錄下的文件移走。另外，還要防止Excel打開替補啟動目錄下的文件：選擇“工具”\“選項”\“普通”，將“替補啟動目錄”一欄中的所有內容刪除。

　　7. 如何快速格式化報表?

　　為了制作出美觀的報表，需要對報表進行格式化。有快捷方法，即自動套用Excel預設的表格樣式。方法是：選定操作區(qū)域，選取“格式”菜單中的“自動套用格式”命令，在格式列表框中選取一款你滿意的格式樣式，按“確定”按鈕即可。要注意的是，格式列表框下面有包括“數(shù)字”、“邊框線”、“字體”等6個“應用格式種類”選項，若某項前面的“x”不出現(xiàn)，則在套用表格樣式時就不會用該項。

　　8. 如何為表格添加斜線?

　　一般我們習慣表格上有斜線，而工作表本身并沒有提供該功能。其實，我們可以使用繪圖工具來實現(xiàn)：單擊“繪圖”按鈕，選取“直線”，鼠標變成十字型.將其移至要添加斜線的開始位置，按住鼠標左鍵拖動至終止位置，釋放鼠標，斜線就畫出來了。另外，使用“文字框”按鈕可以方便地在斜線上下方添加文字，但文字周圍有邊框，要想取消它，可選中文字框，調出快顯菜單，選擇“對象格式”\“圖案”，選擇“無邊框”項即可。

9. 如何定義自己的函數(shù)?

　　用戶在Excel中可以自定義函數(shù)。切換至 Visual Basic模塊，或插入一頁新的模塊表(Module)，在出現(xiàn)的空白程序窗口中鍵入自定義函數(shù)VBA程序，按Enter確認后完成編寫工作，Excel將自動檢查其正確性。此后，在同一工作薄內，你就可以與使用Exed內部函數(shù)一樣在工作表中使用自定義函數(shù)，如：

　　Function Zm(a)

　　If a< 60 Then im='不及格”

　　Else Zm=“及格”

　　End If

　　End Function

　　10. 如何使單元格中的顏色和底紋不打印出來?

　　對那些加了保護的單元格，還可以設置顏色和底紋，以便讓用戶一目了然，從顏色上看出那些單元格加了保護不能修改，從而可增加數(shù)據(jù)輸入時的直觀感覺。但卻帶來了問題，即在黑白打印時如果連顏色和底紋都打出來，表格的可視性就大打折扣。解決辦法是：選擇“文件”\“頁面設置”\“工作表”，在“打印”欄內選擇“單元格單色打印”選項。之后，打印出來的表格就面目如初了。

　　11. 工作表保護的口令忘記了怎么辦?

　　如果你想使用一個保護了的工作表，但口令又忘記了，有辦法嗎?有。選定工作表，選擇“編輯”\“復制”、“粘貼”，將其拷貝到一個新的工作薄中(注意：一定要是新工作簿)，即可超越工作表保護。當然，提醒你最好不用這種方法盜用他人的工作表。

　　12. 如何減少重復勞動?

　　我們在實際應用Excel時，經常遇到有些操作重復應用(如定義上下標等)。為了減少重復勞動，我們可以把一些常用到的操作定義成宏。其方法是：選取“工具”菜單中的“宏”命令，執(zhí)行“記錄新宏”，記錄好后按“停止”按鈕即可。也可以用VBA編程定義宏。

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