快速創建任意大小的連續數據矩陣

要創建一個較大的數據矩陣，且矩陣中的數據是一個有規律的等差序列，請問有什么好的方法來自動實現嗎？

答：要創建這樣的有規律的數據矩陣，可以試試以下所述的方法：假設要創建一個M×N的矩陣，而且矩陣的第一個單元格是A1。先在A1單元格中輸入矩陣的第一個數據元素，再在A2單元格中輸入下一個數據元素。然后再定位到B1單元格，在其中輸入矩陣的第N＋1個數據元素，在B2單元格中輸入第N＋2個數據元素，這樣也就確定了該矩陣的前兩行和前兩列的四個數據。接下來用鼠標選擇這四個單元格，移動鼠標指針至該單元格的右下角填充柄處，當指針變成一個實心的黑色小十字狀時，按下鼠標左鍵延行方向拖動至矩陣的最后一列。松開鼠標后，會生成一個2行N列的數據矩陣。同樣的再選擇該矩陣，移動指針到該矩陣的右下角填充柄處，當鼠標再次變成一個實心的黑色十字狀時，延列方向執行拖動操作至第M行。這樣整個矩陣就自動填充完了。

組合鍵方式為單元格文字
添加雙下劃線

系統提供的下劃線按鈕只能為單元格文字設置下劃線。而如果要設置雙下劃線，則要利用菜單命令才能完成，請問有更快捷的方法嗎？

答：當然有，設置雙下劃線可以直接利用鍵盤快捷完成。方法就是先按住“Shift”鍵，然后再單擊工具欄上的下劃線按鈕。

為單元格文字添加漢語拼音

為什么利用“格式”菜單中“拼音信息”下的“編輯”命令為單元格漢字加注漢語拼音后，系統什么都沒顯示？

答：那是因為系統默認的格式是將拼音隱藏的。只要再執行“拼音信息”下的“顯示或隱藏”命令就可以看到了。或者可以先執行“顯示或隱藏”命令，然后再利用“編輯”命令來輸入拼音信息。同時還可以通過“設置”命令來對加注的拼音進行字體大小、對齊方式等相關的設置。中華考試網

快速選中所有數據類型相同的單元格

要選擇數據類型都是“數字”的單元格來進行操作，可是這些單元格都是分散的，請問有什么好的方法把它們全部找出來嗎？

答：可以利用“定位”命令來快速地找到這些單元格。具體操作如下：執行“編輯”菜單中的“定位”命令。在彈出的“定位”對話框中，單擊“定位條件”按鈕。接著會彈出一個“定位條件”對話框，根據需要，選擇設置好要查找的單元格類型。例如先選擇“常量”項，然后再復選上“數字”項，如圖2-8所示。

最后單擊“確定”按鈕完成即可。這樣符合上述條件的單元格全部會被選中。

圖2-8  設置定位條件

利用“記錄單”為行或列添加數據

如果工作表文檔中數據較多，由于屏幕大小的限制，在輸入超過顯示區域單元格的數據時，一般都是要利用滾動條來定位顯示區域。這樣操作往往不是很準確，請問有更好的方法來實現嗎？

答：可以利用“記錄單”方式來直接輸入數據，而無需理會單元格位置的變化。不過具體操作時，行和列的輸入稍有不同，下面一一來說明：

對于列數據的輸入。先單擊列標題來選擇整列，然后單擊“數據”菜單中的“記錄單”命令，這時系統會彈出一個對話框，直接單擊“確定”按鈕，在彈出的另一對話框中進行數據輸入即可，如圖2-9所示。

輸入完成后，按“Enter”鍵自動跳轉至下一空白單元格中（當然也可以單擊滾動條下邊的黑色三角符號來跳轉），繼續輸入數據。輸入完成后單擊“關閉”按鈕完成即可。

如果是要按行方向來輸入數據，操作與前面稍有不同。首先不能利用單擊行標記的方法來選擇整行，否則會因為字段太多而出錯，所以只能用拖動操作來選擇。在數據輸入時，不能用“Enter”鍵來跳轉到下一個空白單元格，因為如果按此鍵，系統會跳轉到下一行來輸入數據，但是可以用“Tab”鍵來跳轉。

圖2-9  輸入數據

最后需要共同注意的是，不管是行輸入或是列輸入數據，由于系統默認是將第一行和第一列作為記錄名稱和字段名稱，所以所有輸入的數據都是從第二行和第二列開始的。

不輸入公式直接查看結果

當要計算工作表中的數據時，一般都是利用公式或函數來得到結果。可是假如僅僅只是想查看一下結果，并不需要在單元格中建立記錄數據。請問有什么辦法實現嗎？

答：可以選擇要計算結果的所有單元格，然后看看編輯窗口最下方的狀態欄上，是不是自動顯示了“求和=？”的字樣呢？如果還想查看其他的運算結果，只需移動鼠標指針到狀態欄任意區域，然后用鼠標右鍵單擊，在彈出的菜單中單擊要進行相應的運算操作命令，在狀態欄就會顯示相應的計算結果。這些操作包括：均值、計數、計數值、求和等。

批量為單元格數據添加單位

在許多的場合中，我們都需要為單元格數據添加單位，如果每輸入一個數據，就添加一個單位，這樣操作起來實在太麻煩費事了。請問可以在數據輸入后一次性批量完成嗎？

答：可以按以下操作來實現批量輸入單位：選中所有要添加單位的單元格，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在彈出的對話框中選擇“數字”選項卡，然后在“分類”列表中選擇“自定義”項。再在右邊的“類型”列表選擇框中選擇適合的數字格式（例如：如果是小數形式，則選擇“0.00”），在“類型”文本框中的該數字格式后添加“單位名稱”（如："元"，注意是英文輸入法中的引號），如圖2-10所示。

圖2-10  輸入數據單位

最后單擊“確定”按鈕返回即可。這樣剛才選擇的所有單元格數據后都自動加上設置好的單位了。

啟用記憶功能輸入單元格數據

在一些網頁填寫注冊信息時，如果輸入的內容以前曾經輸入過，只要輸入前面一個或幾個字符，系統就會自動輸入其余的內容。請問在Excel的單元格數據輸入有這種功能嗎？

答：這種功能叫做自動記憶功能。在Excel中也是可以實現的。具體設置如下：單擊“工具”菜單中的“選項”命令，在彈出的對話框中單擊“編輯”選項卡，選擇“記憶式鍵入”復選框，如圖2-11所示。

圖2-11  選擇“記憶式鍵入”復選框

最后單擊“確定”按鈕即可。

利用“選擇性粘貼”命令將文本格式轉化為數值

在通過導入操作得到的工作表數據中，許多數據格式都是文本格式的，無法利用函數或公式來直接進行運算。但是如果一個一個地改又很麻煩，請問有什么更好的辦法來實現轉換嗎？

答：對這種通過特殊途徑得到的數據文檔，可以通過以下方法來實現快速批量轉換格式：先在該數據文檔的空白單元格中輸入一個數值型數據如“1”，然后利用“復制”命令將其復制到剪貼板中。接著選擇所有需要格式轉換的單元格，再單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，在彈出的“選擇性粘貼”對話框中選擇“運算”項下的“乘”或者“除”單選按鈕，如圖2-12所示。

圖2-12  將文本格式轉化為數值

最后單擊“確定”按鈕完成即可。這樣，所有的單元格都會轉換為數值格式了。

去除單元格中的“0”

有時在一個工作表中，有許多的“0”值的單元格，這些單元格沒有什么實際意義，而且還影響整個工作表的美觀，請問可以將這些“0”去掉，而又不影響工作表的數據的完整嗎？

答：要想去掉這些“0”值單元格，而又不影響工作表數據的完整性，就只有將它們隱藏起來。具體實現方法如下：單擊“工具”菜單中的“選項”命令，在彈出的對話框中選擇“視圖”選項卡，在“窗口選項”區域中取消選擇“零值”復選框，最后單擊“確定”按鈕完成即可，如圖2-13所示。中華考試網

圖2-13  隱藏零值

當然這樣工作表中所有的“0”都會被隱藏起來。如果只希望隱藏部分單元格中的“0”，可以執行以下操作：首先選擇要隱藏的單元格，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令。在彈出的對話框中選擇“數字”選項卡，再在“分類”列表框中選擇“自定義”項，在右邊的“類型”輸入框中輸入“0;0;;@”(全部符號都在英文輸入法狀態輸入，雙引號不要輸入)。最后單擊“確定”按鈕完成即可。

在數據錄入時自動切換輸入法

由于工作表中數據類型的復雜和多變性，所以常常要在各種輸入法之間來回切換，請問可以實現一定位到某個單元格系統就會自動切換到相應的輸入法嗎？

答：可以通過下面的設置來實現它：首先選中使用同一種輸入法的所有單元格，再單擊執行“數據”菜單上的“有效性”命令，在彈出的對話框中選擇“輸入法模式”選項卡，在“輸入法模式”下拉列表中，根據需要進行設置。如要使用中文字符的話，就選擇“打開”，如要使用英文輸入模式，就選擇“關閉（英文模式）”。

消除運算結果的系統誤差

在對一些帶小數的數據進行統計中，系統計算后得出的結果往往和我們運算得到的值有一定的出入。為什么出現這種問題？該如何解決呢？

答：出現這種問題的原因是，在默認情況下，系統對中間運算得出的帶有小數結果的顯示都是經過了四舍五入操作后給出的近似值。而在其他如求和、求差等運算過程中，使用的是更精確的實際值，所以和用屏幕顯示值進行運算得出的結果是有出入的。要想解決這一問題，只要更改默認設置即可，具體操作如下：單擊“工具”菜單中的“選項”命令，再選擇“重新計算”選項卡，找到并取消選擇“以顯示值為準（P）”復選框，最后單擊“確定”按鈕完成。這樣系統就會直接依據顯示結果來進行運算了。

為數據輸入設置下拉選擇列表

為了統一輸入的格式，有時希望用戶在輸入數據時，只需要選擇設置好的單元格內容即可，而不要自行重新輸入。有沒有辦法為單元格設置一個供選擇的類似下拉列表的選擇框?

答：這是完全可以的。具體操作如下：首先要選擇需要建立自動選擇列表的單元格，然后單擊“數據”菜單欄中的“有效性”命令。再選擇“設置”選項卡，在“允許”下拉列表中選擇“序列”項。這時對話框會增加“來源”項，在其下面的輸入框中，輸入供用戶選擇的序列。不同的選擇項用“，”號分開（是在英文輸入法狀態下的逗號）。如輸入“滿意，一般，不滿意”，如圖2-14所示。

圖2-14  設置下拉列表

最后單擊“確定”按鈕完成即可。這樣設置后，當用鼠標單擊單元格時，在單元格右邊會出現一個向下的黑色箭頭，單擊該箭頭就會彈出一個選擇輸入列表了。

自動填充等差序列

在工作表中為數據庫添加記錄序列號是經常要執行的操作。可是有時如果記錄太多，一個一個地輸入就會顯得費事。請問可以讓系統自動完成嗎？

答：要輸入一些這樣有規律的數據，使用以下方法將會節省許多的時間和精力：首先在起始單元格中輸入第一個數據，例如輸入“1”。然后在第二個單元格中輸入第二個數據，如輸入“3”，這兩個數據的大小差就是這個數據序列等差比。選擇這兩個單元格，移動指針至該區域的右下角的填充柄處。當鼠標變成一個黑色的實心十字形狀時，按住鼠標左鍵執行拖動操作，到最后一個單元格處放手。這樣系統就自動按照等差比值填充好其他單元格。如果要設置的一個等差比為“1”的數據序列，只要輸入起始的第一個數據，然后按住“Ctrl”鍵，再移動鼠標這至填充柄處，這時鼠標指針會變成兩個小的黑色十字狀。接著再執行與上述同樣的拖動操作即可完成。

為不相連的單元格快速輸入相同信息

由于單元格的不連續分布，無法利用前面介紹的方法來快速填充，請問有什么其他的方法來實現嗎？

答：如果要輸入相同內容的單元格不連續，還可以使用下面的方法來實現快速輸入：首先按住“Ctrl”鍵來選擇好所有的單元格，然后將光標定位到編輯欄（就是“fx”圖標后面的輸入欄）中，輸入需要的數據。輸入完成后按住“Ctrl”鍵不放，然后再按下“Enter”鍵，這樣輸入的數據就會自動填充到所有剛才選擇的單元格。