在筆者上班的單位，每季度都要定期進行一次文件歸檔。整理和打印文檔不僅耗費時間，還浪費大量的打印費用，于是建議Boss批準使用Smart Printer將文檔打印成圖片或電子文檔進行保存和歸檔。我們發現辦公效率大大提高，而且節省了不少辦公經費，值得推薦。

　　一、軟件安裝后會在XP/Win7系統中生成一個名為“Smart Printer”的虛擬打印機。我們首先來打開一個Word文檔；按“Ctrl+P”組合鍵調出打印界面；在“打印機名稱”中確定新增的這臺虛擬打印機已被選中，至于“頁面范圍”等設置與平常無異，設置好后點擊“屬性”進入下一步。

 

　　二、如果你有大量的Word文檔需要轉化，建議先設置一個固定的存檔文件夾，這樣就不需要每次打印時再去手動選擇一遍保存路徑了，設置方法為：進入“保存選項”頁面，勾尋自動保存”；為其選一個保存目錄，在批量轉化文檔時記得將“保存結束后自動打開”前的“√”去掉。
 

　　三、這臺Smart Printer虛擬打印機支持將Word文檔打印成PDF、BMP、JPEG等多種格式。想要選擇輸出格式的話，可以進入“圖像質量”選項卡，在“文件格式”下拉菜單中選擇想轉換的格式；以圖片為例，接著設置好顏色位數、JPEG品質等參數，點擊“確定”切換回打印頁面即可打櫻