會(huì)使用office是辦公室人員必備的技能，相信大家對(duì)自己的office使用技術(shù)很有信心吧，但是你知道你在操作office時(shí)有哪些不規(guī)范的操作嗎？一起來(lái)看看吧！

誤區(qū)1. “格式刷”一刷到底

  經(jīng)常看到有些網(wǎng)友用格式刷一刷到底，雖然對(duì)于小文章而言，偶爾用一兩次倒也無(wú)傷大雅。但對(duì)于那些十幾頁(yè)乃至幾十頁(yè)的大文檔來(lái)說(shuō)，通過(guò)格式刷去“刷格式”是不正確的！這些大文檔是不適合用“格式刷”一刷到底的。

  正確的做法是借助Word的樣式修改功能。編寫(xiě)時(shí)，打開(kāi)樣式面板，然后賦予不同的段落以不同樣式。后期如果發(fā)現(xiàn)某一段落格式存在問(wèn)題時(shí)，只要右擊所對(duì)應(yīng)的樣式→“修改”。轉(zhuǎn)眼間，文檔里所有應(yīng)用該樣式的段落便會(huì)自動(dòng)應(yīng)用新格式了。

誤區(qū)2. 通過(guò)回車鍵換頁(yè)

  長(zhǎng)文檔編輯時(shí)，常會(huì)遇到斷頁(yè)的問(wèn)題，經(jīng)常能夠見(jiàn)到一些人用一大堆回車把兩個(gè)頁(yè)面分開(kāi)。不過(guò)假如你后期還要對(duì)文檔進(jìn)行格式修改的話，這些手工斷開(kāi)的“頁(yè)面”，很可能又會(huì)連接到一起，嚴(yán)重影響文檔的處理效率。

  正確做法是，在前一頁(yè)結(jié)束后，點(diǎn)擊“插入”→“分頁(yè)”符將兩組頁(yè)面分開(kāi)。經(jīng)過(guò)這種方法處理過(guò)的文檔，無(wú)論前后格式如何變化，都再也不會(huì)“粘合”到一起了。

誤區(qū)3. 通過(guò)空格設(shè)置首行縮進(jìn)

  有些網(wǎng)友為了圖省事，經(jīng)常會(huì)用兩個(gè)空格代替首行縮進(jìn)。其實(shí)這樣的做法，一來(lái)并不快捷，二來(lái)也會(huì)給后期編排帶來(lái)諸多麻煩。

  正確的做法是，全選整篇文檔，點(diǎn)擊“開(kāi)始”→“段落”右下角的小箭頭，然后在“縮進(jìn)”標(biāo)簽下選擇“首行縮進(jìn)”。確定之后，所有段落的首行就統(tǒng)一完成縮進(jìn)了。同時(shí)這一方法的另一個(gè)好處，是用戶后期可以隨時(shí)通過(guò)標(biāo)尺調(diào)整縮進(jìn)值，高效且便捷。

  正確使用辦公軟件里的一些功能，不僅能夠讓日常操作更便捷，同時(shí)也會(huì)極大地提升工作效率。