Word的題注和交叉引用功能使用說明

2019-12-13 16:36:00

字體：大中小

供稿：網(wǎng)友

寫長(zhǎng)文檔的時(shí)候最害怕遇到什么?假設(shè)寫了一篇300頁的文檔，里面的各種插圖也超過100張了，在寫的時(shí)候，插圖已經(jīng)被標(biāo)上了“圖1”、“圖2”之類的標(biāo)號(hào)。但BOSS看過后告訴你，有兩張圖之間還需要插入一張圖。這可好，新插入一張圖后，后面所有圖的標(biāo)號(hào)都要順延1了，如果是在文章末尾插入新圖，那工作量還小一些；但如果是在文章開頭處新插入，呵呵，有得忙了。
　　另一種情況，假設(shè)在寫一篇文章，里面很多表格。最后如果希望在文章末尾為所有表格創(chuàng)建一個(gè)索引，這樣讀者根據(jù)索引可以用頁數(shù)定位到相應(yīng)的表格，你會(huì)怎么做?直接手工創(chuàng)建索引嗎?那如果文章后期還要編輯，頁碼發(fā)生了變動(dòng)，難道再挨個(gè)更新頁碼?
　　如果在文章的正文中需要引用，例如“如果想了解有關(guān)xxx的詳細(xì)信息，請(qǐng)參考本文第x頁xxx節(jié)的相關(guān)內(nèi)容”，這時(shí)候你會(huì)怎樣做?手工創(chuàng)建索引?那以后如果頁數(shù)變化了，或者章節(jié)的編號(hào)名稱變化了，難道再挨個(gè)手工更新?
　　呵呵，Word雖然讓文檔的處理工作簡(jiǎn)化了不少，但如果你對(duì)Word不夠熟，可能依然會(huì)做很多重復(fù)性的工作。我以前就被這些問題困擾著，直到現(xiàn)在了解了Word的題注和交叉引用功能，呵呵，茅塞頓開。原來我以前都是在抱著金碗要飯呢。好的方法自然要給大家介紹一下了。這些技巧適合Word XP/2003/2007等幾乎所有較新的版本，只不過可能在細(xì)節(jié)上有所不同。下文會(huì)以Word 2007為例進(jìn)行介紹。
　　圖片、表格等元素的插入
　　在很多文檔中，都要求在插入了圖片或者表格后還要顯示相應(yīng)的標(biāo)號(hào)以及一些簡(jiǎn)短的描述，例如這樣：教你活用Word題注和交叉引用功能

　　這時(shí)候最笨的方法就是在插入圖片或者表格之后，另起一行，然后設(shè)置和圖片或表格同樣的對(duì)齊方式，然后手工輸入所有信息。試試看這樣做吧：
　　對(duì)于圖片，將圖片插入文檔后，用鼠標(biāo)右鍵單擊圖片，選擇“插入題注”，隨后可以看到下圖所示的界面。教你活用Word題注和交叉引用功能

　　首先，在“題注”一欄顯示的是插入后的題注的內(nèi)容。“標(biāo)簽”下拉菜單可以用于選擇題注的類型，例如如果插入的是圖片，可以選擇“圖表”，或者根據(jù)插入的內(nèi)容類型選擇“表格”，“公式”。如果覺得Word自帶的幾種標(biāo)簽類型不太貼切，單擊“新建標(biāo)簽”按鈕即可新建自己需要內(nèi)容的標(biāo)簽。隨后可以在“位置”下拉菜單選擇題注出現(xiàn)的位置，可選的位置是項(xiàng)目的上方或下方，可以根據(jù)世紀(jì)需要選擇。經(jīng)過上述簡(jiǎn)單的設(shè)置，單擊“確定”，Word就會(huì)自動(dòng)為我們創(chuàng)建好題注。
　　如果是表格需要插入題注，只需要選中整個(gè)表格，然后用鼠標(biāo)右鍵單擊，會(huì)出現(xiàn)同樣的選項(xiàng)
　　為什么要這樣做?這樣做比手工輸入還麻煩，有什么必要?其實(shí)就是上文提到的第一個(gè)例子。如果你創(chuàng)作的是短文檔，頁數(shù)不超過10頁，其中沒有插圖或者只有很少的插圖，確實(shí)沒必要這樣做。但如果有上百張插圖，如果日后需要在兩張圖片中增加圖片，那么只要所有圖標(biāo)都使用題注的方式進(jìn)行了標(biāo)識(shí)，那么新插入的圖片以及后面圖片的題注中的圖片編號(hào)都會(huì)被自動(dòng)更新。也就是說，如果在“圖10”前面插入了一張圖片，那么原來的“圖10”就會(huì)自動(dòng)變?yōu)?ldquo;圖11”，后面的圖片一樣會(huì)自動(dòng)更新。

Webjx介紹：教你活用Word題注和交叉引用功能.
　元素的交叉引用
　　如果我在寫文檔的時(shí)候需要提及某個(gè)內(nèi)容，例如“如果想了解有關(guān)xxx的詳細(xì)信息，請(qǐng)參考本文第x頁xxx節(jié)的相關(guān)內(nèi)容”，這時(shí)候方便起見可以使用交叉引用功能。以我現(xiàn)在正在寫的一本書為例吧，如果在介紹Windows的安全性時(shí)提到了Windows安全中心，那么正常情況下，我應(yīng)該在這里添加一句“關(guān)于安全中心的詳細(xì)信息，請(qǐng)參考本書第x頁xxx節(jié)的內(nèi)容”。因?yàn)殡S著編輯，書稿中每部分內(nèi)容的頁數(shù)以及節(jié)編號(hào)都有可能發(fā)生改變，因此直接手工輸入就是一個(gè)最笨的辦法。這時(shí)候可以使用交叉引用。在正文中輸入了“關(guān)于安全中心的詳細(xì)信息，請(qǐng)參考本書第”字樣后，打開Word 2007的“插入”工具欄，然后單擊“交叉引用”按鈕，隨后可以看到下圖所示界面。教你活用Word題注和交叉引用功能

　　因?yàn)槲乙玫氖潜疚臋n中其他段落的標(biāo)題和頁數(shù)，因此首先需要在“引用類型”下拉菜單中選擇“標(biāo)題”，接著本書的所有標(biāo)題都會(huì)出現(xiàn)在下面的列表中(這種列表僅適用于通過樣式創(chuàng)建的具有結(jié)構(gòu)的標(biāo)題)。接著，因?yàn)樾枰蕊@示被引用內(nèi)容的頁數(shù)，因此在“引用內(nèi)容”下拉菜單中選擇“頁數(shù)”，插入一個(gè)交叉引用。隨后，緊接著輸入一個(gè)“頁”字，然后再次插入一個(gè)內(nèi)容為“標(biāo)題文字”或者其他內(nèi)容的交叉引用。這樣，引用好的內(nèi)容就變成下面這樣了：教你活用Word題注和交叉引用功能

　　注意圖中灰色背景的內(nèi)容，這就是交叉引用的“域”。這些內(nèi)容會(huì)隨著文檔結(jié)構(gòu)的變化產(chǎn)生變化。例如，如果在插入這個(gè)引用的時(shí)候，安全中心一節(jié)的內(nèi)容位于文檔的36頁，同時(shí)章節(jié)編號(hào)和名稱是“1.4 安全中心”，但經(jīng)過編輯這部分內(nèi)容被放到了文檔的46頁，章節(jié)編號(hào)和名稱變成了“1.5 Windows安全中心”，那么所有通過這種方法插入的交叉引用的頁數(shù)和章節(jié)名稱也會(huì)自動(dòng)發(fā)生變化。或者我們可以用鼠標(biāo)右鍵單擊這些灰色區(qū)域，選擇“更新域”，強(qiáng)制進(jìn)行手工更新。
　　創(chuàng)建圖表目錄
　　好了，文檔編寫完了，我們還需要在文檔的末尾對(duì)文中出現(xiàn)的所有圖片和表格或者其他內(nèi)容列一個(gè)目錄出來，方便讀者的快速定位，這時(shí)候，如果你的圖片或表格都按照上文介紹的方法添加了題注，那么解決起來很簡(jiǎn)單。
　　將鼠標(biāo)插入點(diǎn)放置在需要?jiǎng)?chuàng)建圖片或表格目錄的位置，打開Word2007的“引用”工具欄，單擊“插入圖表目錄”按鈕，隨后可以看到下圖所示的對(duì)話框。教你活用Word題注和交叉引用功能