巧用Word 2010郵件合并功能批量打印榮譽(yù)證書

2019-12-13 15:23:46

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供稿：網(wǎng)友

單位每年底都要表彰一大批人，榮譽(yù)證書是必不可少的，今年單位想節(jié)省資金，自己使用Word2010來打印榮譽(yù)證書。但是單位表彰的人數(shù)和項(xiàng)目較多，用Word2010打印榮譽(yù)證書的工作量自然也比較大，尤其是在輸入人名的時(shí)候，讓人事部門很頭疼，不過，我使用Word2010郵件合并功能，不管多少人和項(xiàng)目，都能輕松快捷地批量打印榮譽(yù)證書，節(jié)約時(shí)間也節(jié)省了資金。
巧用Word2010郵件合并功能批量打印榮譽(yù)證書

　　第一部分、準(zhǔn)備工作

　　第一步，我先打開Excel2010填寫授獎(jiǎng)信息表，包括榮譽(yù)證書編號、姓名、類別及榮譽(yù)名稱。

　　第二步，對照以前的榮譽(yù)證書，使用Word2010設(shè)計(jì)出榮譽(yù)證書的模板，將公共部分顯示出來，待填的位置留出空白。點(diǎn)擊Word2010“頁面布局”選項(xiàng)卡下的“頁面設(shè)置”，在“頁面設(shè)置”對話框的“紙張”選項(xiàng)中，根據(jù)榮譽(yù)證書的實(shí)際尺寸自定義紙張大小。一般來說，要比A4紙大一些。

　　第二部分、制作榮譽(yù)證書

　　第一步，我點(diǎn)擊Word2010“郵件”選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊“開始郵件合并”，選擇“普通Word文檔”選項(xiàng)。再點(diǎn)擊“選擇收件人”中的“使用現(xiàn)有列表”選項(xiàng)，打開“選取數(shù)據(jù)源”對話框，在該對話框中，定位到剛才填寫的Excel2010表格文件所在的路徑并選擇該文件。

　　第二步，點(diǎn)擊“編輯收件人列表”，在打開的窗口中選擇頒發(fā)榮譽(yù)證書者的姓名，默認(rèn)是全選，選好后點(diǎn)擊“確定”按鈕，將光標(biāo)移到要插入姓名的Word2010文檔的位置，點(diǎn)擊“插入合并域”右側(cè)的小箭頭，選擇“姓名”，用同樣的方法，依次選擇“類別”和“授獎(jiǎng)名稱”。這里要注意的是，要把原榮譽(yù)證書上的姓名等字樣刪除。

　　第三部分、制作完畢

　　第一步，現(xiàn)在我可以點(diǎn)擊“預(yù)覽結(jié)果”，看到受獎(jiǎng)?wù)咝彰㈩悇e和授獎(jiǎng)名稱自動(dòng)更換為受表彰人的信息，點(diǎn)擊“預(yù)覽結(jié)果”右側(cè)的箭頭或者輸入數(shù)字，可以看到所有榮譽(yù)證書替換成功了。

　　第二步，現(xiàn)在點(diǎn)擊“完成并合并”右下角的箭頭選擇不同的項(xiàng)對其進(jìn)行不同的處理，“編輯單個(gè)文檔”可以將這些榮譽(yù)證書合并到一個(gè)Word2010文檔中；“打印文檔”可以將這些榮譽(yù)證書通過打印機(jī)直接打印出來。選擇“編輯單個(gè)文檔”，在“合并到新文檔”中選擇“全部”記錄，即生成一個(gè)榮譽(yù)證書的新文檔，其中包括所有打印內(nèi)容。

　　經(jīng)過六步，就已經(jīng)在Word2010中使用郵件合并功能完成了編輯榮譽(yù)證書的全部工作，剩下的就是逐張打印榮譽(yù)證書了。
制作完畢