為了規范表格數據錄入，我們常用到Excel的“數據有效性”功能在單元格設置下拉菜單，引用固定區域數據作為標準錄入內容。有很多時候，這個區域的數據是用公式生成的，如果直接引用一個固定范圍，比如說D1:D50，可能實際返回的數據只有8個，下拉菜單會出現很多空白，不方便選擇。本例向大家介紹如何去除下拉菜單中的空白。

一、問題描述

1、如下圖，利用公式在D列返回某些表格的不重復值，作為下拉菜單的數據源。D列數據的個數不確定。

2、為了使數據有效性能夠顯示所有的備選數據，所以一般我們選擇一個較大的范圍，比如說D1:D8區域。制作數據有效性如下：

3、這樣制作的下拉菜單中就會包括數目不定的空白，如果空白非常多的話在用下拉菜單選擇數據時就非常不方便。

二、解決方案

1、選中要設置下拉菜單的E1單元格，選擇【公式】-【定義名稱】。

2、定義一個名稱為“Data”的名稱，在【引用位置】輸入下面的公式并點擊【確定】。=OFFSET($D$1,,,SUMPRODUCT(N(LEN($D:$D)>0)),)

3、選中E1單元格，選擇【數據】-【數據有效性】。

4、如下圖，選擇“序列”，“來源”處輸入=Data，然后【確定】。

5、這樣，在E1的下拉菜單中就只有非空白單元格的內容了。E1的下拉菜單會自動更新成D列不為空的單元格內容。

6、使用公式的簡單說明：=OFFSET($D$1,,,SUMPRODUCT(N(LEN($D:$D)>0)),)

其中的LEN($D:$D)>0判斷單元格內容長度是不是大于0，也就是如果D列單元格為非空單元格就返回TRUE，然后SUMPRODUCT統計出非空單元格個數。最后用OFFSET函數從D1開始取值至D列最后一個非空單元格。

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